1 目的

2 适用范围

3 术语与定义

• 质量记录：质量活动实施过程与结果的客观证据，包含纸质记录、电子文档、数据报表、巡检影像、检测报告、整改凭证、评审资料等，为体系运行、品质判定、问题追责、审核举证的法定依据。
• 可追溯性：通过质量记录，实现产品批次、生产过程、巡检动作、异常问题、整改过程、责任主体的全程定位与复盘溯源。
• 有效记录：填报真实、内容完整、数据准确、签字齐全、日期有效、流程闭环、符合体系规范的正式留存资料。
• 无效记录：空项漏项、虚假填报、涂改篡改、补填伪造、信息缺失、无法佐证质量活动的失效资料，不得作为审核与追责依据。

4 职责分工

4.1 最高管理者

• 审批质量记录管控总体规则、归档周期、留存标准；
• 保障质量记录归档、存储、溯源所需软硬件资源；
• 对体系证据完整性、可追溯有效性承担最终管理责任。

4.2 管理者代表

• 监督全域质量记录规范性、完整性、闭环有效性；
• 审核记录管控异常、归档漏洞、溯源失效问题的整改方案；
• 统筹内外审核过程中质量记录证据的合规性管控。

4.3 品控部（总归口部门）

• 统一制定、发布、迭代全套质量记录表单、台账模板、填报规范；
• 统筹全公司、全合作方质量记录的收集、审核、汇总、归档、溯源管理；
• 核查记录填报规范性、真实性、完整性，整改虚假记录、缺失记录问题；
• 建立《质量记录归档总台账》，统一管理记录版本、留存周期、借阅权限；
• 负责审核、外审、复盘追责过程中的质量证据调取、举证、溯源复盘。

4.4 各职能部门

• 严格按照规范填报本部门对应质量记录，保证真实、完整、及时、准确；
• 按时提交各类台账、报表、过程记录、整改资料至品控部归档；
• 负责本部门记录临时保管、过程留痕、问题自查，杜绝记录缺失、滞后；
• 配合品控部完成记录溯源、问题复盘、证据核查工作。

4.5 授权合作方

• 严格使用飞蚕统一制式表单填报生产、自检、巡检、批次、异常记录；
• 按时提交各类品质报表、检测报告、整改台账、批次溯源资料；
• 严禁虚假填报、漏填补填、私自修改记录数据，配合飞蚕溯源核查；
• 留存自有生产品质记录，保证飞蚕品牌产品全程可追溯。

5 质量记录覆盖范围（全品类、全流程）

5.1 体系管理类记录

5.2 授权准入与合作管控类记录

5.3 产品品质管控类记录

5.4 异常与改进类记录

5.5 终端与售后类记录

6 质量记录填报规范

• 统一制式：所有质量记录必须使用品控部发布的最新受控模板，禁止自制表单、老旧表单、非标准表单填报。
• 实时填报：质量活动发生即填报，禁止事后集中补填、批量造假、延后填报。
• 真实准确：数据、结果、时间、责任人、批次信息如实填写，严禁篡改、虚填、漏填、错填。
• 完整规范：无空项、无漏项、无涂改，确需修改的需划线更正、签字确认、标注修改原因，禁止涂黑覆盖。
• 权责清晰：所有记录需对应责任人、审核人、日期、批次、场景，做到责任到人、场景可还原。

7 质量记录收集、审核与闭环管理

7.1 日常收集周期

• 日常巡检、验收、异常记录：当日发生、当日填报、当月汇总归档；
• 月度品质台账、合作方巡检报表：每月月末统一汇总提交；
• 季度评级、专项审核、专项整改记录：事项结束后3个工作日内完成归档；
• 年度评审、年度总结、体系审核资料：年度工作结束后7个工作日内完成归档。

7.2 记录审核规则

8 质量记录溯源管理（飞蚕核心能力）

• 通过产品批次可追溯：授权合作主体、生产时段、工艺标准、封样版本；
• 通过批次可追溯：巡检记录、抽检结果、异常处置、整改措施；
• 通过品质问题可追溯：责任岗位、责任合作方、历史同类问题、改进记录；
• 通过客诉问题可追溯：批次源头、管控漏洞、闭环情况、预防措施。

9 质量记录归档、存储与留存周期

9.1 归档方式

9.2 留存周期

• 常规质量记录：巡检、验收、日常台账、客诉记录、整改资料，留存周期不少于3年；
• 体系审核、管理评审、文件迭代记录：留存周期不少于3年，跟随体系版本长期留存；
• 产品合规检测、批次溯源、重大异常、质量事故记录：长期永久留存；
• 合作方准入、评级、汰换、授权管控档案：合作周期内全程留存，退出后顺延留存3年。

10 质量记录借阅、复制与保密管控

• 内部部门借阅归档记录需登记《质量记录借阅登记表》，限定借阅范围与归还时间；
• 外部合作方仅可查阅自身对应批次、自身管控记录，无权查阅公司全域质量数据与其他合作方资料；
• 严禁私自拷贝、外泄、传播、商用飞蚕质量记录与溯源资料；
• 对外审核、合规核查资料输出由品控部统一审核、统一口径、统一提供。

11 质量记录作废与销毁管理

• 超留存周期、无留存价值的过期记录，由品控部统计清单、提交管理者代表审核、最高管理者批准后统一销毁；
• 作废失效记录、错误填报记录，禁止私自丢弃，统一回收登记、隔离存放、集中处置；
• 所有销毁动作全程留痕，留存销毁台账，杜绝重要证据误删、丢失。

12 违规管控与考核追责

• 质量记录长期缺失、漏填、迟报、瞒报，造成溯源断层、审核失效；
• 虚假填报、篡改数据、伪造记录、虚假闭环、掩盖品质问题；
• 私自删除、涂改、外泄、损毁归档质量记录与溯源资料；
• 拒不配合记录提交、核查、溯源复盘、证据调取工作；
• 合作方不按制式填报、屡次记录不合格、记录闭环失效。

13 附则

• 本程序为飞蚕质量记录管控唯一二级程序，所有质量记录留存、溯源、归档、保密、销毁动作均遵照本程序执行；
• 本程序与《质量文件控制程序》互为配套、互为支撑，共同保障体系文件与体系证据双向闭环；
• 本程序由飞蚕品控部负责解释、修订、培训宣导与全域落地监督；
• 本程序自发布之日起全域生效，全员、全部门、全授权合作主体强制执行。