1 目的

2 适用范围

3 术语与定义

• 受控文件：纳入质量体系统一管控、版本唯一、可追溯、禁止私自修改的正式体系文件，包含纸质与电子版本，为日常质量作业、审核、管控的法定依据。
• 非受控文件：仅供参考、临时传阅、不具备体系效力的资料，不得作为正式作业、审核、追责依据，需明确标识非受控状态。
• 文件修订：因业务迭代、标准更新、合规升级、体系整改等原因，对现行有效文件内容、条款、流程、标准进行优化更新、版本升级的过程。
• 文件作废：文件内容失效、标准淘汰、流程废止、版本迭代后，旧版文件停止使用、统一回收隔离、归档留存的管控动作。

4 职责分工

4.1 最高管理者

• 审批发布一级《质量手册》及所有顶层纲领性文件；
• 审批体系重大文件修订、架构调整、文件废止事项；
• 保障文件管控所需资源，对体系文件整体有效性负责。

4.2 管理者代表

• 审核二级程序文件、核心规范性文件的编制与修订；
• 监督全域文件管控落地、版本统一、合规适配；
• 协调文件管控争议、解决体系文件适配问题。

4.3 品控部（文件总归口部门）

• 负责全套质量体系文件的组织编制、初审、校对、统筹更新；
• 负责文件发布、受控登记、版本管理、发放领用、宣导培训；
• 统筹文件修订、评审、作废、回收、隔离、归档、溯源管理；
• 建立《体系文件总台账》，实时更新文件状态、版本、生效信息；
• 核查各部门、合作方文件执行情况，整改文件管控违规问题。

4.4 各职能部门

• 配合品控部编制、修订本部门相关体系文件、作业标准；
• 严格使用最新有效版本文件开展日常工作，杜绝旧版混用；
• 及时反馈文件不适配、流程漏洞、标准滞后等问题，提报修订需求；
• 妥善保管本部门受控文件与台账记录，落实日常留痕管控。

4.5 授权合作方

• 仅允许使用飞蚕官方发布的最新受控文件开展生产、品控作业；
• 严禁私自修改、摘抄、篡改、外传飞蚕体系文件与品质标准；
• 配合飞蚕完成文件更新替换、旧版回收、标准落地执行。

5 文件编制与审核发布管理

5.1 文件编制规则

• 一级手册：定顶层原则、体系范围、方针目标、组织权责、运行总则；
• 二级程序：定跨部门流程、管控机制、权责流转、异常处置规则；
• 三级SOP：定岗位实操步骤、判定标准、操作规范、落地细则；
• 四级表单：定执行证据、数据留痕、闭环记录、复盘依据，做到每项流程必有对应表单。

5.2 文件审核审批流程

• 一级质量手册、顶层规范文件：品控部编制校对→管理者代表审核→最高管理者批准发布；
• 二级程序文件：品控部牵头编制→相关部门会签→管理者代表审核批准发布；
• 三级SOP、四级表单台账：品控部编制校对→业务部门确认→品控部负责人审核发布。

5.3 文件发布与受控登记

• 文件审批完成后，由品控部统一编号、标注版本、录入《体系文件总台账》，纳入受控管理；
• 发布形式分为电子文件全域公示、纸质文件定向发放，电子版本为权威有效版本；
• 所有受控文件必须标注版本号、生效日期，明确文件状态，杜绝无效文件流转。

6 文件领用与执行管控

• 各部门、合作方领用受控文件需登记《文件领用登记表》，明确领用主体、领用时间、版本信息；
• 领用主体对文件保管、规范使用、落地执行负责，严禁私自涂改、手撕、删减、复制外传受控文件；
• 日常作业、品质判定、审核自查、合作方管控，必须以最新受控文件为唯一依据；
• 非受控文件仅作参考，不得作为质量判定、考核追责、合规备查依据。

7 文件修订管理

7.1 修订触发条件

• 国家法律法规、行业合规标准、认证体系规则更新；
• 公司业务模式、授权模式、组织架构、管控流程调整；
• 内审、外审、管理评审发现文件不适配、漏洞、滞后、冲突；
• 市场品质反馈、批量异常、重大质量问题复盘需优化标准流程；
• 新品类、新授权业务上线，原有文件无法覆盖管控需求。

7.2 修订流程

8 文件作废与回收管控

8.1 作废判定

8.2 作废处置流程

• 品控部统一下发文件作废通知，同步更新《体系文件总台账》状态；
• 统一回收各部门、合作方手中旧版纸质受控文件，逐一核对登记；
• 作废文件加盖【作废留存】标识，隔离存放归档，严禁再次投入业务使用；
• 作废文件不得随意销毁，需长期留存，保留体系迭代痕迹，适配审核溯源。

9 文件归档与溯源管理

• 实行电子+纸质双归档机制，品控部按文件层级、业务模块分类归档，建立完整文件档案库；
• 完整留存文件编制、审核、发布、领用、修订、作废、培训、整改全流程记录；
• 所有体系文件、表单台账、审核记录、整改资料长期归档保存，满足内审、外审、合规核查、品牌追责溯源需求；
• 文件归档资料专人管理，借阅、查阅需登记，严禁私自拷贝、外泄、篡改归档资料。

10 对外文件专项管控（飞蚕专属）

• 所有向授权合作方输出的品质标准、作业规范、管控文件、核查表单，必须与公司内部受控文件版本完全一致，杜绝内外两套标准；
• 对外输出文件统一登记、受控发放、定期复核，版本更新同步替换、旧版同步回收；
• 严禁合作方将飞蚕受控文件用于非授权业务、私自转发、篡改套用，一经发现按严重品质违规处置。

11 违规管控与考核

• 新旧版本文件混用、私自涂改、私自改版、私自复制外传受控文件；
• 无有效文件依据开展质量作业、无表单留痕、虚假填报台账；
• 拒不执行新版文件要求、拖延文件替换、隐瞒文件适配问题；
• 合作方篡改飞蚕标准文件、违规套用失效文件、拒不配合文件管控。

12 附则

• 本程序为飞蚕质量体系文件管控唯一二级程序，所有文件管理动作必须遵照本程序执行；
• 本程序由飞蚕品控部负责解释、修订、培训宣导与落地监督；
• 本程序自发布之日起全域生效，全员、全部门、全授权合作主体强制执行。