飞蚕法务&全部门合同提报、审核、用印、归档协同规范
文件版本：V1.0
适用范围：公司所有部门、业务岗、运营岗、招商授权岗、采购代工岗、行政财务、外勤对接人员、外部合作服务商
业务适配：全覆盖飞蚕品牌授权、自营合作、委托加工、采购供应链、服务采购、项目合作、用工配套、知识产权授权等所有需要签约的业务场景
核心目的：统一合同全流程标准、明确部门协同权责、杜绝私自签约、私自改条款、无审核用印、资料漏归档等风险，实现合同提报有依据、审核有标准、用印有审批、归档可溯源、全程可追责
核心原则：无审批不报审、无法务不签约、无流程不用印、无原件不归档、先合规后执行
第一章 总则
1、为规范公司所有合同、协议、合作文件、补充条款、授权文件的提报、法务审核、审批流转、盖章用印、资料归档全流程管理，打通业务部门、行政、财务、法务协同壁垒，规避条款漏洞、权责不清、私自签约、违规用印、文件丢失、举证不足等合规风险，结合公司三大核心业务特性，制定本协同规范。
2、本规范为公司合同管理唯一强制执行标准，替代所有零散口头流程、私下操作、自定义流程，所有签约类事项必须严格遵照本制度闭环执行。
3、本规范与公司采购风控、用工合规、知识产权保护、纠纷处置体系互联互通，所有合同审核标准、风险红线、证据留存、归档要求保持统一。
4、合同全流程实行谁发起、谁负责，谁修改、谁担责，谁审批、谁追责原则，全节点留痕、全流程可追溯。
第二章 合同适用范围与制式要求
2.1 必须走审核流程的合同文件（全覆盖）
所有涉及双方权责、费用往来、合作履约、权利义务、授权约束、保密竞业、合作终止的书面文件，均需提报法务审核、走完审批流程后方可生效，包含但不限于：
1、品牌授权合作合同、渠道代理合同、招商合作协议、授权终止协议；
2、委托加工合同、代工保密协议、供应链采购合同、物料供货协议；
3、自营业务合作、服务外包、项目合作、推广合作、平台入驻协议；
4、劳动合同、保密协议、竞业限制协议、用工补充协议；
5、知识产权授权、素材使用、设计定制、版权合作协议；
6、对账协议、结算协议、和解协议、补充协议、免责协议；
7、所有对外盖章的承诺书、确认函、授权书、公示文件、履约保函。
2.2 合同制式硬性规范
1、公司优先使用法务部制式模板签约，严禁私自外网下载模板、自编条款、随意拼凑合同。
2、非制式外部合同（对方提供模板）必须100%提交法务逐条审核、风险修正，业务部门无权直接确认签约。
3、所有合同必须为完整书面文本，禁止空白合同、手写涂改无确认、口头协议、微信简易协议替代正规合同。
4、合同信息必须完整：甲乙主体、地址、资质、期限、金额、权责、违约、终止、送达、管辖，缺一不可。
第三章 全部门合同提报规范（发起端标准）
3.1 提报主体权责
1、业务发起部门为合同第一责任人，负责核实合作真实性、主体真实性、合作内容真实性、业务匹配性，杜绝虚假合同、空转合同、不实合作提报。
2、提报人必须完整梳理合作场景：品牌授权/自营合作/委托加工/采购服务，准确标注业务类型，便于法务精准风控审核。
3、提报人禁止隐瞒合作细节、私下约定、口头附加条款，所有约定必须全部落纸入合同，隐瞒造成风险由提报人全责承担。
3.2 提报必备资料（缺一不予审核）
1、完整合同文本（最终版、无修订痕迹、无缺失页面）；
2、合作方主体资质（营业执照、存续证明、特殊行业资质）；
3、合作背景说明、合作需求、核心约定、特殊条款备注；
4、报价、对账、预算、履约方案等配套佐证资料；
5、若为续签/变更/终止合同，需同步提交旧合同、历史履约记录。
3.3 提报禁止行为
1、禁止临时加急、无理由催审、跳过流程直接找用印；
2、禁止反复替换版本、隐瞒修订、私下修改条款后二次提报；
3、禁止仅提报部分页面、遮挡条款、模糊关键权责；
4、禁止先履约、后补合同、先盖章、后审核。
第四章 法务标准化审核规范（审核端标准）
4.1 法务审核核心维度
法务针对所有合同实行全维度风控审核，重点核查以下内容：
1、主体合规性：主体存续、资质匹配、无失信、无挂靠、无超范围经营；
2、条款合法性：无违法违规、无效条款、霸王条款、法律风险漏洞；
3、权责对等性：交付、质量、结算、违约、保密、追责权责清晰，无单方不利漏洞；
4、业务适配性：匹配品牌授权/代工/自营业务规则，不与公司制度、宣传口径、风控红线冲突；
5、风险兜底性：侵权兜底、质量兜底、违约赔付、维权成本、保密竞业、终止清算条款完整；
6、争议解决：管辖、送达、仲裁诉讼路径清晰，保障公司维权便利。
4.2 审核结果分类处置
1、审核通过：条款合规、风险可控、资料齐全，流转下一审批节点；
2、修改后重报：存在轻微漏洞、表述不规范、条款不完善，业务部门修改后二次提报审核；
3、审核驳回：存在重大合规风险、权责严重不对等、违规条款、业务不合规，直接驳回禁止签约。
4.3 审核协同规则
1、法务仅对条款合规性、法律风险性负责，不对业务真实性、合作必要性负责；
2、业务部门对业务真实、合作内容、口头约定落地性负责；
3、所有条款修改必须法务确认，业务部门不得私自回改、反向修改风控条款。
第五章 合同审批流转协同规范
5.1 标准流转路径
业务发起提报 → 部门负责人初审（业务真实性、预算、履约可行性） → 法务终审（法律风控、条款合规） → 管理层审批 → 行政用印登记 → 履约执行 → 归档闭环
5.2 各节点协同要求
1、部门初审：核查合作真实、价格合理、履约可控、符合部门业务规则，杜绝无效、亏损、高风险合作立项；
2、法务终审：核查法律风险、条款漏洞、权责兜底、合规红线，出具审核意见；
3、管理层审批：最终确认合作风险、合作价值、决策落地；
4、全节点禁止积压、拖延、跨节点跳转、私自跳过审批。
第六章 合同用印、盖章管理规范（风控核心节点）
6.1 用印前置硬性条件（全部满足方可盖章）
1、合同已经完成完整审批+法务终审通过；
2、合同版本为最终审核版，无私自修改、无临时替换页面；
3、合同页数完整、骑缝完整、关键条款清晰、无空白留白；
4、用印登记信息完整、可溯源。
6.2 用印操作标准
1、行政岗为用印唯一执行与监督主体，严格核对审批流程与文本一致性，无流程、无法务审核、无审批坚决不予用印；
2、所有合同必须加盖骑缝章+落款公章，杜绝漏页、缺章、单页盖章；
3、合同盖章后禁止私自涂改、增删、替换页面，如需修改必须重新走审核用印流程；
4、严禁空白纸张、空白协议、空白授权书预先盖章。
6.3 外部合同对方盖章规范
1、必须对方对公公章/合同专用章，禁止业务章、私章、模糊章、无资质章；
2、对方签字人必须为法定代表人或合法授权委托人，需留存授权委托书；
3、对方盖章不全、信息不符、主体不一致的，一律退回不予生效归档。
第七章 合同回收、原件归档与台账规范
7.1 合同回收要求
1、双方盖章完成后的合同原件必须全部回收至公司归档，业务部门不得私自留存、私自带出、私自交付第三方；
2、多页合同、补充协议、附件、承诺书、授权文件必须成套回收，不允许缺件、漏页；
3、作废合同、未生效合同、终止合同必须统一回收登记，注明作废原因。
7.2 归档标准（一案一卷）
完整归档包包含：审批流程截图、提报资料、资质文件、最终版合同原件、补充协议、履约凭证、对账资料、终止文件（如有）。
1、常规合作合同归档留存不少于3年；
2、品牌授权、代工供应链、大额合作、涉密合同、争议案件合同永久归档。
7.3 合同台账管理
行政风控部统一建立《公司合同管理台账》，逐条登记：合同名称、合作主体、合同编号、签约日期、生效期限、到期日期、合作金额、业务类型、履约状态、归档编号、风险备注。
台账实时更新，做到到期预警、风险预警、履约跟进、闭环管理。
第八章 合同履约、变更、终止协同规范
8.1 履约跟进
业务部门为履约第一跟进主体，按合同条款跟进交付、质量、结算、售后，留存履约记录，出现违约、逾期、质量问题第一时间上报法务风控，固定证据、及时止损。
8.2 合同变更与补充
任何条款变更、价格调整、期限延长、权责调整、口头补充约定，必须重新提报法务审核、走审批、补签补充协议，禁止私自变更、口头变更、私下履约变更。
8.3 合同终止与续签
1、合同到期前30日，业务部门联合风控完成履约复盘、风险评估、续签决策；
2、终止合作必须签署终止协议、清算协议，明确收尾权责、免责边界、保密义务延续；
3、杜绝到期裸续、无协议续合作、无序终止引发纠纷。
第九章 全流程禁止红线（零容忍）
1、严禁无审核、无审批、私自对外签约、私自达成合作协议；
2、严禁跳过法务审核、私自修改合同风控条款、隐瞒风险条款；
3、严禁无流程用印、空白用印、私自盖章、代盖私盖；
4、严禁先履约后补合同、先盖章后审核、先合作后报批；
5、严禁私自留存合同原件、遗失合同、外泄合同涉密内容；
6、严禁隐瞒合作事实、虚构合作提报、虚假合同流转；
7、严禁口头变更合同、私下承诺突破合同条款、私自豁免对方违约责任。
第十章 违规追责标准
1、轻微违规：流程延迟、资料不全、归档不及时、操作不规范，未造成风险损失。处罚：整改补全、部门通报、合规培训、绩效记录。
2、一般违规：私自微调条款、未及时续签、履约跟进疏漏、轻微流程违规，造成轻微风险隐患。处罚：绩效扣分、经济处罚、岗位复盘、台账登记。
3、严重红线违规：无审核签约、私自改条款、违规用印、隐瞒合作、遗失原件、外泄涉密合同，造成公司纠纷、经济损失、舆情风险、司法败诉。处罚：严肃追责、岗位调整、解除用工/合作关系、全额赔付公司损失及维权成本。
4、重大违法违规：虚假合同、阴阳合同、利益输送、私盖印章牟利、合同诈骗关联，依法移送司法，终身追责。
第十一章 附则
1、本规范自发布之日起全部门强制执行，所有过往流程与本制度冲突的，以本规范为准。
2、本规范未尽事宜，依照《民法典》及公司合规红线、采购风控、纠纷处置等配套制度执行。
3、本规范解释权归公司行政风控部、法务部所有，版本更新自动替代旧版。
编制部门：飞蚕行政风控部、法务部
文件版本：V1.0
生效日期：______年____月____日
附件：合同全流程合规知悉确认书
本人已完整阅读并充分理解《飞蚕法务&全部门合同提报、审核、用印、归档协同规范V1.0》全部条款，知悉合同提报、审核、审批、用印、履约、变更、归档、追责全流程合规要求，承诺严格遵照制度执行，不私自操作、不违规签约、不隐瞒风险。若因个人违规操作造成公司合同风险、纠纷损失、合规处罚，本人自愿承担全部责任与对应经济损失。
知悉人签字：______________
岗位：______________
日期：______年____月____日
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