法务&采购部供应商合作、采购合同风控协同规范
2、所有履约异常、违约争议、合规风险、纠纷苗头，坚持采购第一上报、法务全程接管指导，禁止私自处置、私自和解、私自妥协。
3、所有采购合同、合作文书、履约通知、终止文件，统一使用法务制式模板，采购部禁止私自编撰、修改、删减风控条款。
第三章 供应商准入与合作协同风控规范
3.1 准入初审协同流程
1、采购部针对意向供应商开展基础资质初审，核验营业执照、经营范围、存续状态、行业专项资质、生产许可等基础资料，确认资质有效、经营范围匹配合作品类。
2、采购部排查供应商基础经营风险，初步核实是否存在异常经营、吊销注销、短期频繁变更主体等问题，初审不合格直接终止合作对接。
3、初审通过后，由采购部整理供应商全套资料，提交法务部开展合规终审背调。
3.2 法务终审风控标准
1、法务部通过公开公示系统核查供应商司法状态，确认无失信被执行人、限制高消费、重大诉讼、仲裁纠纷、商业贿赂、行政处罚等不良记录。
2、核查供应商是否存在知识产权侵权、虚假宣传、产品质量违规、行业黑名单等不良合规记录，杜绝高风险合作主体。
3、针对代工生产类供应商，重点核查资质挂靠、转借资质、违规代工、私自贴牌等风险，锁定合规底线。
4、终审通过方可纳入公司合格供应商台账，终审不合格一律禁止合作立项。
3.3 合作存续动态协同管控
1、采购部日常跟进供应商履约状态、产能质量、配合度，动态记录合作情况，出现异常第一时间预警。
2、法务部每季度配合采购部开展合格供应商复审，更新风险台账，对存续期间出现违规、失信、侵权、处罚的供应商，及时启动终止合作、追责流程。
第四章 采购合同提报、审核、修订协同规范
4.1 合同提报前置要求
1、所有采购合作必须先立项、后提报合同，禁止先履约后补合同、无合同先行合作。
2、采购部提报合同需同步提交全套佐证资料：供应商资质、比价记录、立项申请、采购明细、质量标准、交付要求、特殊合作约定，资料不全法务不予审核。
3、采购部需确保合同业务信息真实、准确、完整，采购品类、规格、数量、单价、金额、交付周期、结算方式无虚假、无遗漏、无模糊表述。
4.2 法务审核核心维度
1、主体合规审核：签约主体、履约主体、收款主体一致，资质合法有效，无超范围经营风险。
2、条款合规审核：合同条款符合法律法规及公司制度，无无效条款、霸王条款、单方不利条款。
3、权责风控审核：交付、质量、验收、结算、违约、保密、侵权追责、终止清算权责清晰，风险兜底条款完整。
4、业务适配审核：条款适配自营采购、委托加工采购、通用物资采购场景，匹配公司品控、知识产权、品牌合规要求。
5、争议解决审核：明确争议管辖、维权成本、违约赔付标准，保障公司合法维权权益。
4.3 条款修订与协同确认规则
1、法务审核提出的条款修改、风险补充、漏洞完善要求，采购部必须配合整改落实，禁止私自驳回、反向修改风控条款。
2、涉及商务价格、交付周期、合作模式等业务类条款，由采购部确认；涉及法律风险、权责兜底、追责赔偿、合规约束条款，由法务部终审定稿。
3、所有合同修改、补充、变更，必须重新提交法务审核，未经审核不得定稿签约、盖章履约。
第五章 履约、验收、结算协同风控规范
5.1 履约过程协同管控
1、采购部全程跟进供应商备货、生产、发货、交付全流程，杜绝偷工减料、替换材质、延期交付、私自减配等违约行为，全程留存进度记录、沟通凭证。
2、针对定制化物料、代工配套采购，重点管控供应商私自复刻、外流设计底稿、同款产品外泄等风险，发现苗头立即上报法务。
5.3 对账结算风控协同
1、采购部负责核对订单、履约量、验收记录、对账数据，确保账实相符、有据可依，杜绝虚增对账、无单对账、超额对账。
3、出现交付逾期、质量异常、产能不足等履约问题，采购部第一时间固定证据，同步法务制定整改、追责、止损方案。
5.2 到货验收合规协同
2、法务部抽查结算合规性，核查结算依据、票据合规、合同匹配度，杜绝违规结算、提前付款、无验收付款。
3、存在质量争议、履约违约、风险隐患的采购项目，法务有权叫停结算付款，待风险闭环、争议解决后再行结算。
第六章 合同变更、终止、续签协同规范
1、采购部严格按照合同约定、样品标准、行业规范、公司品控标准开展到货验收，逐项核对数量、规格、材质、质量、资料完整性。
2、验收全程留痕，留存验收单、实拍凭证、质检记录、整改记录，不合格产品坚决退换货，禁止不合格物料流入生产、销售环节。
3、批量不合格、反复质量问题、恶意偷换材质的情况，采购部立即上报法务，启动违约追责、损失赔付流程。
6.1 合同变更协同要求
所有采购合同的价格调整、周期延长、交付标准变更、合作内容增减、结算方式变更，必须由采购部提报，法务审核通过后签订书面补充协议，禁止口头变更、私下履约变更。
6.2 合同续签协同流程
1、合同到期前30日，采购部完成供应商履约复盘、质量评估、风险评估，形成续签意见。
2、法务部同步完成合规复审、风险核查，确认无合规风险后协同办理续签流程；存在风险的，终止合作或优化合同条款后续签。
6.3 合作终止协同规范
1、因违约、质量问题、合规风险终止合作的，采购部固定全部违约证据，法务制定终止方案、清算标准、追责方案。
2、合作终止必须签订书面终止协议，明确收尾履约、剩余结算、保密义务、侵权追责、禁止复刻外流等后续权责，杜绝后续纠纷。
1、采购部常态化排查供应商资质风险、质量风险、履约风险、泄密风险，建立风险台账，及时上报异常。
2、法务部定期开展采购合规培训、风险宣导，梳理采购高频风险点，优化合同风控条款与审核标准。
7.3 纠纷与诉讼应诉协同
第七章 风险预防与纠纷协同处置规范
1、采购部负责整理全部业务证据：合同、订单、验收、对账、沟通记录、履约台账，完整移交法务。
7.1 日常风险预防机制
3、双方按月开展供应链风控复盘，整改流程漏洞、履约隐患，从源头预防纠纷发生。
7.2 纠纷前置处置协同
1、出现投诉争议、履约对峙、索赔诉求、舆情风险时，采购部立即停止私下沟通，全面固定证据，第一时间上报法务。
2、法务统一制定处置方案、沟通话术、谈判底线，采购部配合事实对接，禁止私自认责、私自赔付、私自和解。
2、法务负责统筹答辩、举证、谈判、应诉、追偿工作，采购部配合协助事实陈述、资料调取、问题核实。
第八章 归档台账与协同督查规范
8.3 合规督查机制
8.1 资料归档标准
法务部联合采购部每季度开展采购合规督查，核查准入流程、合同审核、履约留痕、归档规范、风险防控落地情况，对违规操作、流程漏洞、风控缺失问题督促整改、追责通报。
所有采购项目实行一案一卷、全链归档，包含供应商资质、立项资料、比价记录、合同原件、履约凭证、验收资料、对账票据、变更终止文件、风险处置记录，常规项目留存不少于3年，大额、代工、涉密、纠纷项目永久留存。
8.2 台账协同管理
采购部建立供应商台账、采购合同台账、履约结算台账；法务部建立采购风险台账、纠纷处置台账，双方台账实时同步、定期核对，实现风险可预警、数据可追溯、问题可闭环。
第九章 合作风控禁止红线（零容忍）
1、严禁无资质、无审核、无立项开展供应商合作与采购业务。
2、严禁先履约后补合同、私自签约、私自修改合同风控条款、跳过法务审核。
第十一章 附则
1、本规范自发布之日起强制执行，公司所有供应商合作、采购合同风控、供应链协同工作均以此文件为准。
3、严禁隐瞒供应商风险、资质异常、违约事实，包庇高风险合作主体。
4、严禁采购流程造假、虚增采购、虚假对账、内外串通、利益输送。
6、严禁泄露采购价格、供应链方案、定制设计、代工涉密资料，纵容供应商外泄复刻。
5、严禁私自和解采购纠纷、私自承诺赔付、私自放弃公司追责权益。
2、本规范未尽事宜，依照国家相关法律法规及公司采购风控、合同管理、纠纷处置等配套制度执行。
3、本规范解释权归公司采购部、法务部共同所有，版本更新自动替代旧版。
知悉人签字：______________
岗位：______________
7、严禁验收流于形式、放任不合格货品入库投产，造成公司质量风险与品牌损失。
4、重大违法违规：串通供应商、利益输送、虚假采购、商业贿赂、销毁证据，造成公司重大损失或涉刑风险，依法追责、移送司法、终身追责。
编制部门：采购部、法务部
第十章 违规追责标准
3、严重红线违规：私自合作、跳过审核、篡改条款、隐瞒风险、验收失职，造成合同纠纷、经济损失、品牌舆情、合规处罚，予以严肃追责、岗位调整、扣除绩效、全额赔付公司损失。
1、轻微违规：流程疏漏、资料归档不全、履约记录不完善，未造成风险损失，予以整改补全、合规通报、绩效记录。
2、一般违规：审核不严、履约跟进疏漏、轻微流程违规，造成轻微风险隐患，予以绩效扣分、岗位复盘、专项合规培训。
日期：______年____月____日
文件版本：V1.0
生效日期：______年____月____日
附件：采购与法务协同合规知悉确认书
本人已完整阅读并充分理解《法务&采购部供应商合作、采购合同风控协同规范V1.0》全部条款，明确采购准入、合同审核、履约风控、纠纷处置、归档追责全流程协同合规要求，知悉岗位合规红线与权责义务，承诺严格遵照制度执行。若因个人违规操作、履职疏漏、隐瞒风险造成公司供应链风险、经济损失、合规纠纷，本人自愿承担对应岗位责任及全部追责后果。
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