飞蚕法务部表格、台账、档案完整目录
一、总则
为规范飞蚕法务部合规管控、合同管理、纠纷处置、风险防控、法务日常办公及档案归档工作,统一部门表格填报、台账更新、档案存放标准,适配企业法务合规性、严肃性、可追溯、强留存的岗位特性,实现法务工作全流程留痕、闭环管控、有据可查。本目录为法务部唯一标准化档案台账体系,与公司人事部、信息部、研发部归档规范统一,全员遵照执行。
二、法务部全套工作表格台账目录
本表涵盖法务部合同管理、合规审查、诉讼仲裁、风险管控、授权印章、资质证照、法务人事办公所有必填表单及台账,明确用途、责任人、更新周期、归档周期,为日常常态化填报资料。
|
表格/台账名称
|
核心用途说明
|
责任人
|
更新周期
|
归档周期
|
|
合同报审审批表
|
用于公司所有业务合同、合作协议、服务合同、采购销售合同法务初审、风险审查、条款修改、合规审批,记录审查意见、风险点、整改要求。
|
法务专员/法务负责人
|
即期
|
永久
|
|
合同登记总台账
|
统一登记公司所有生效合同,包含合同编号、类型、甲乙双方、金额、期限、付款节点、履约状态、到期时间、归档情况,动态管控全量合同。
|
法务内勤/法务专员
|
动态
|
永久
|
|
合同到期预警台账
|
按月筛查即将到期、到期未续签、超期履约合同,提前预警业务部门完成续签、终止、结算,规避合同逾期风险。
|
法务内勤
|
每月
|
3年
|
|
合同履约风险台账
|
登记合同履约过程中的违约、延期、质量问题、款项拖欠、争议分歧,记录风险等级、整改措施、跟进进度、闭环结果。
|
法务专员
|
按需
|
永久
|
|
对外发文合规审查表
|
用于公司对外公告、宣传文案、合作函件、对外通知、制度文件的法务合规审核,排查侵权、违规、虚假宣传、法律风险。
|
法务专员
|
即期
|
3年
|
|
公司制度合规评审表
|
对公司新增、修订的人事、行政、业务、研发制度进行法律合规评审,校验条款合法性、合规性、风险漏洞,出具评审意见。
|
法务负责人
|
按需
|
永久
|
|
诉讼/仲裁案件登记表
|
登记公司所有涉诉、仲裁、纠纷案件,包含案件类型、涉案金额、当事人、进度节点、承办人、开庭时间、判决结果。
|
法务专员
|
即期
|
永久
|
|
案件证据目录整理表
|
规范整理案件全套证据,登记证据名称、来源、原件归属、证据类型、证明目的、页码备注,用于应诉、举证、归档留存。
|
案件承办法务
|
即期
|
永久
|
|
案件结案复盘台账
|
案件结案后登记判决结果、损失情况、败诉风险、问题根源、整改方案、预防措施,形成法务风险复盘闭环。
|
法务负责人
|
结案即期
|
永久
|
|
授权委托书审批登记表
|
统一登记对外授权、业务授权、诉讼授权、代办授权文书,记录授权事项、权限范围、有效期限、授权人、被授权人,杜绝超权风险。
|
法务内勤
|
即期
|
3年
|
|
印章使用法务审核表
|
对重大合同、对外文件、诉讼材料、资信证明等用印事项进行法务风险审核,把控用印合规性、真实性、风险性。
|
法务专员
|
即期
|
3年
|
|
企业资质证照管理台账
|
统一登记营业执照、资质证书、许可证书、体系证书等证照信息,记录有效期、年审时间、变更记录、保管情况,到期提前预警。
|
法务内勤
|
动态
|
永久
|
|
法律风险排查自查表
|
定期开展公司经营、合同、用工、宣传、数据合规、知识产权全维度法律排查,梳理风险隐患、制定整改措施、闭环落地。
|
法务全员
|
季度
|
3年
|
|
普法培训记录表
|
登记公司全员普法、合规培训、案例宣讲、新法宣贯的参训、内容、考核、留存记录,提升全员法律风险意识。
|
法务内勤
|
按需
|
3年
|
|
法务月度/年度复盘台账
|
汇总月度、年度合同审核量、风险整改量、案件处置情况、合规问题、普法工作,输出工作总结及下月优化计划。
|
法务负责人
|
月/年
|
3年
|
|
法务奖惩及工作考核台账
|
登记法务岗位工作成果、风险规避贡献、工作失误、审核疏漏、奖惩记录,作为岗位考核依据。
|
法务负责人
|
月度
|
3年
|
三、法务部完整档案归档目录
本部分为法务部必须留存、年度立卷、分类封存的全套档案,分为合同协议类、诉讼纠纷类、合规制度类、资质授权类、普法风控类、部门管理类六大类。
(一)合同协议档案
-
全量生效合同原件、扫描件、附件、补充协议、终止协议
-
合同报审表、法务审核意见、风险整改回执、审批流程存档
-
合同履约资料、对账资料、结算资料、违约处置资料
-
合同到期续签、终止、注销全套留存资料
(二)诉讼仲裁纠纷档案
-
案件立案材料、起诉状、答辩状、上诉状、举证材料
-
证据目录、证据原件复印件、庭审笔录、开庭资料
-
调解书、裁定书、判决书、仲裁裁决书、执行文书
-
案件跟进记录、沟通记录、结案报告、风险复盘资料
(三)合规与制度档案
-
公司各项管理制度、流程文件法务评审存档
-
对外宣传、业务文案、合作函件合规审核存档
-
季度/年度法律风险排查报告、隐患清单、整改闭环资料
-
新法跟进、合规解读、风险提示、专项风控文件
(四)资质与授权档案
-
营业执照、各类资质证书、许可证书、年审变更资料
-
法人授权书、业务授权、诉讼授权、代办授权文书
-
印章法务审核记录、重大用印风险留存资料
-
企业信息公示、工商变更、备案登记全套资料
(五)普法与风控档案
-
全员普法培训计划、培训课件、签到记录、考核结果
-
法律案例宣讲、风险警示、合规宣导留存资料
-
用工合规、合同合规、知识产权合规专项管控资料
-
对外法律咨询、合作法务尽调、风险评估报告
(六)部门管理档案
-
法务部岗位职责、工作流程、部门管理制度
-
法务月度/年度工作总结、工作计划、复盘报告
-
部门人员考勤、考核、培训、异动人事配套资料
-
法务档案借阅登记、涉密资料管控、台账备份资料
四、档案统一管理规范
1. 归档要求
所有资料分为电子档案+纸质档案,按月归集、按年立卷,分类编号、目录清晰、账档对应,做到可查、可溯、可审、可追责,严格对齐公司统一归档标准。
2. 保管期限
日常排查、培训、审核、台账资料保存3年;所有合同原件、诉讼案件、资质授权、制度评审、风险结案等核心法务资料永久保存。
3. 借阅与保密
法务所有合同、案件材料、风险资料、授权文书、合规涉密资料均为公司核心机密,借阅、调取、拷贝、外发必须履行层级审批登记,严禁私自泄露、篡改、外传、删除。
4. 动态更新
本目录由法务部动态维护,根据法律法规更新、公司业务迭代、制度调整实时增补修订,作为法务部永久执行标准,同步对接人事部、研发部、信息部统一管理。
© 版权声明
文章版权归作者所有,未经允许请勿转载。
相关文章
暂无评论...




