飞蚕涉密资料外发审批登记台账
归属部门：飞蚕信息部、保密管理岗
归口管理：信息部统筹涉密资料外发合规审核、风险核查、台账管理与归档；保密管理岗负责审批复核、全程监督、事后溯源；各业务部门负责本部门涉密资料外发初审与合规申报
文档定位：适配飞蚕初创品牌、小体量平台轻量化运营现状，规范所有涉密、内部敏感资料对外传输、外发交付全流程管控，解决涉密资料外发无审批、无登记、无溯源、无闭环的安全隐患。严格落实“先审批、后外发，无审批、不外发”的管控原则，实现涉密资料外发全程留痕、可查可溯、风险可控。现阶段简化合规流程、降低落地成本，沉淀标准化保密管控机制，为品牌后续规模化、体系化保密管理发展筑牢基础。
生效规则：本台账为飞蚕涉密及内部敏感资料外发、对外传输、离线交付的唯一官方审批登记凭证，所有外发场景必须逐单审批、逐笔登记，严禁私自外发、事后补登、漏登瞒登，所有记录长期留存、闭环可溯。
第一章 通用管控规范
1.1 适用范围
本台账适用于飞蚕所有涉密资料、内部敏感资料、核心业务资料的对外外发场景，包含纸质文件外带交付、电子文件外网传输、第三方协作资料交付、对外报备资料提交、项目对接资料外发、临时涉密资料离线流转等场景。覆盖全体在岗员工、临时工作人员、外包协作人员涉及的资料外发操作。
涉密及敏感资料涵盖：平台核心业务数据、技术源码与配置文件、内部运维台账、未公开项目方案、客户敏感信息、内部管理制度底稿、涉密审批文件、核心运营报表等非公开内部资料。
1.2 外发核心管控原则
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审批前置、合规外发：任何涉密、敏感资料外发必须完成多级审批，未经审批一律禁止外发、传输、交付。
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最小必要、按需外发：严格按照业务刚需限定外发内容、份数、范围，严禁超权限、超范围、超需求外发涉密资料。
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全程留痕、闭环溯源：外发申请、审批、传输、交付、回收销毁全流程登记，每笔记录可溯源、可复盘、可追责。
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专人管控、全程监督：涉密外发由专人审核、专人跟进，外发后核查使用场景，杜绝二次扩散、私自转发、违规留存。
1.3 禁止外发场景
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未完成审批流程的涉密、内部敏感资料，禁止任何形式对外传输、交付、分享。
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核心涉密源码、未脱敏核心数据、内部绝密台账，无特殊合规审批一律禁止外发。
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禁止通过私人微信、私人邮箱、公共网盘、陌生传输工具外发涉密敏感资料。
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禁止对外发送未脱敏、未打码、未做权限限制的内部核心涉密文件。
第二章 台账核心字段填报规范
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外发日期时间：精准填写资料正式外发、传输、交付的具体年月日、时分，杜绝模糊填报。
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资料名称/编号：填写完整资料名称、内部文件编号，多份资料逐一列明，禁止笼统概括。
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资料密级：分为核心涉密、内部敏感、普通内部资料，据实标注，明确风险等级。
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外发形式：电子外网传输、纸质文件外带、第三方离线交付、对外报备提交、其他形式。
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外发份数/大小：纸质文件填写具体份数，电子文件填写文件大小、格式、数量。
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外发接收方：精准填写接收单位、对接人、联系方式，杜绝匿名、模糊接收信息。
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外发事由：详细说明业务刚需、对接场景、外发用途，明确外发必要性。
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有效期限：标注资料对外有效使用周期，明确到期回收、销毁、作废要求。
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各级审批意见：完整留存部门初审、保密复核、信息部终审审批意见及签字记录。
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外发后核验结果：核查是否按限定范围使用、无二次转发、无泄露扩散，据实登记核验状态。
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闭环处置情况：记录到期回收、作废销毁、留存归档、持续管控等闭环结果。
第三章 涉密资料外发审批登记主表
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序号
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外发日期时分
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资料名称/文件编号
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资料密级
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外发形式
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外发份数/文件大小
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接收方（单位/对接人/联系方式）
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外发事由
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使用有效期限
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申请人/部门
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部门初审意见
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保密岗复核意见
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信息部终审意见
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外发操作人
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事后核验结果
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闭环处置情况
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备注
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第四章 标准审批与闭环流程
完整外发审批流程：业务人员提交外发申请（填报完整台账信息）→ 部门负责人初审（核实业务必要性、外发范围合规性）→ 保密管理岗复核（研判泄密风险、核查密级匹配、限定使用期限）→ 信息部终审（最终安全合规审核）→ 合规外发操作 → 事后安全核验（核查无二次转发、无泄露）→ 到期闭环处置（回收/销毁/归档）→ 台账完整留存
紧急外发特殊流程：因业务刚需紧急外发的涉密资料，需先完成线上快速审批，外发后24小时内补全纸质及台账完整记录，同步完成事后专项风险核验，杜绝合规漏洞。
到期闭环处置流程：资料外发到期前1个工作日，由申请人跟进回收、作废或销毁，保密岗复核确认，登记闭环信息，杜绝涉密资料长期外流、失控留存。
第五章 台账核验与归档管理
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即时登记：每笔涉密资料外发完成当日，必须完整填报台账所有字段，做到外发完成、记录同步、无滞后漏登。
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每周核查：信息部、保密岗每周抽查台账记录，核对外发审批流程、闭环处置情况，排查违规外发、登记不全、闭环缺失等问题。
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月度复盘：每月汇总涉密资料外发频次、风险点、合规问题，优化外发管控标准，强化保密风险防控。
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长期归档：所有台账记录、审批截图、核验凭证统一归档留存，保存期限符合保密管理要求，作为合规核查、风险溯源、责任界定的核心依据，严禁私自删除、涂改、销毁台账记录。
第六章 违规界定与整改规范
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轻微违规：台账填报不完整、字段缺漏、登记滞后，无泄密风险，当场整改、补全记录、警示教育。
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一般违规：未按流程逐级审批、私自简化外发流程、外发范围轻微超标，存在潜在泄密隐患，限期整改、全员通报、强化合规培训。
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严重违规：私自外发涉密资料、规避审批流程、违规通过私人渠道传输敏感资料、造成资料泄露或扩散的，严肃追责，立即封堵风险、全面复盘整改，完善管控机制。
第七章 制度迭代扩容规划
本台账适配飞蚕初创小平台轻量化保密管控场景，流程简洁、字段全面、落地性强，完全适配现阶段业务体量与保密管理需求。后续随着品牌业务拓展、对外合作增多、涉密资料体量增大，可迭代新增外发脱敏审核、二次传播管控、涉密载体溯源、批量外发统计、智能到期预警等精细化模块，升级为体系化、全流程、自动化的涉密资料外发管控体系，适配品牌长期规范化、规模化合规发展需求。
第八章 附则
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本台账自发布之日起正式生效，为飞蚕所有涉密、内部敏感资料外发审批、登记、溯源、闭环管理的唯一官方凭证。
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本台账由飞蚕信息部、保密管理岗共同负责日常核查、流程管控、台账归档与版本迭代，各业务部门严格遵照执行。
发布主体：飞蚕信息部
归口管理：飞蚕信息部、保密管理岗
当前版本：V1.0
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