飞蚕人事部表格、档案目录

研发部5天前发布 飞蚕
17 0 0
招募令
飞蚕人事部表格、档案目录

目的与适用范围

为规范飞蚕人事部人员招聘、入职转正、考勤排班、薪酬绩效、培训发展、异动离职、员工关系、档案合规、行政人事复盘等全流程工作的表单填报、流程留痕与档案归档管理,统一人事部标准化台账、审批表单、归档资料体系,明确各岗位填报、归档责任,特编制本目录。
本目录适用于飞蚕人事部全体在岗人员,作为部门建档建表、日常填报、定期归档、核查复盘的唯一标准依据,与公司财务部、信息部等各部门档案、台账体系保持统一,实现人事工作全流程合规化、可溯源、可核查、可闭环。

表格、档案目录

一、招聘与入职管理类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
岗位招聘需求申请表
用于各部门提报新增、补岗、储备岗位招聘需求,明确岗位编制、岗位职责、任职要求、到岗时间,经层级审批后作为招聘开展依据,严控超编招聘。
需求部门/人事部
即期
人员简历筛选登记表
统一登记各渠道应聘人员信息、简历筛选结果、初筛评语,筛选通过人员进入面试环节,留存招聘溯源记录,规范招聘筛选流程。
人事招聘岗
即期
面试评估记录表
记录应聘人员初试、复试面试表现,从专业能力、综合素质、岗位匹配度、薪资匹配、稳定性等维度评分评估,明确面试结果及录用意见。
面试官/人事招聘岗
即期
员工入职登记表
新员工入职基础信息登记,包含个人资料、履历信息、紧急联系人、薪资银行卡、入职资料核验情况,作为员工人事档案核心基础资料。
新员工/人事部
即期
永久
新员工入职培训记录表
登记新员工入职通识培训、制度培训、岗位流程培训、安全培训的参训情况、考核结果、培训复盘,保障新人快速适配岗位、熟知公司制度。
人事培训岗
即期
员工转正申请表
用于试用期员工期满转正申请、自评、部门负责人评价、人事核验、层级审批,记录试用期工作表现、考核结果、转正结论,规范转正流程。
员工本人/人事部/部门负责人
即期
永久

二、考勤与假期管理类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
员工月度考勤统计表
统计员工月度出勤、迟到、早退、旷工、请假、加班、外勤时长,核对考勤异常数据,作为薪资核算、绩效考核的核心依据。
人事考勤岗
3年
请假审批表
统一规范事假、病假、婚假、产假、丧假、年假等各类假期申请、审批、销假流程,登记请假时长、起止时间、工作交接情况。
员工本人/人事部
即期
3年
加班申请/核销表
登记员工日常、周末、节假日加班申请、加班事由、加班时长、调休核销情况,规范加班管控,杜绝虚假加班、超额加班。
员工本人/人事部
即期
3年
外勤/出差申请表
用于员工外出办公、异地出差的申请审批,登记出差地点、出差事由、出差时长、随行人员,规范外勤考勤管理。
员工本人/人事部
即期
3年
考勤异常申诉登记表
登记员工漏打卡、系统异常、误判考勤等申诉内容,核实异常原因、审核结果、修正记录,保障考勤数据真实准确。
人事考勤岗
即期
3年

三、薪酬与绩效管理类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
员工薪资核算明细表
按月核算员工基本工资、绩效工资、补贴、扣款、考勤增减项、个税、实发工资,明细清晰可查,对接财务薪资发放。
人事薪酬岗
永久
社保公积金增减员台账
登记员工社保、公积金新增、停缴、补缴、基数调整信息,记录办理时间、办理人员、生效月份,确保社保公积金合规缴纳。
人事薪酬岗
永久
员工月度绩效考核表
按岗位考核指标,从工作业绩、工作态度、工作能力、合规纪律等维度开展月度考核评分,明确考核等级、得分、改进建议,作为薪资、评优依据。
部门负责人/人事部
3年
员工年度绩效考核汇总表
汇总员工全年月度考核数据、年度工作成果、奖惩记录、能力提升情况,评定年度考核等级,作为调薪、晋升、评优、续约核心依据。
人事部/各部门负责人
永久
薪资调整审批表
用于员工转正调薪、年度调薪、晋升调薪、专项调薪的申请与审批,记录调薪前后薪资标准、生效时间、调薪依据,留痕归档。
人事部/员工本人
即期
永久

四、人事异动与离职管理类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
员工岗位调动申请表
用于员工跨部门、跨岗位调岗申请审批,说明调岗原因、新旧岗位职责、薪资变动、生效时间,规范人事异动流程,保障岗位衔接顺畅。
申请部门/人事部
即期
永久
员工晋升/降职审批表
登记员工晋升、降职的考核依据、岗位变动、薪资调整、审批意见,作为员工职级变动、岗位调整的正式留存依据。
人事部/直属领导
即期
永久
员工离职申请表
用于员工主动离职、协商离职的申请登记,记录离职原因、申请时间、预计离职日期、部门审批意见,规范离职流程。
员工本人/人事部
即期
永久
员工离职交接清单
全面登记离职员工工作资料、办公设备、账号权限、财务款项、未结事项、客户资源等交接内容,明确交接双方责任,杜绝资料、资产流失。
交接双方/人事部/监交人
即期
永久
离职人员复盘分析表
统计分析员工离职原因、岗位流失率、团队问题、管理短板,输出优化改进措施,用于团队稳定性优化、管理制度完善。
人事部
月/季
3年

五、培训与员工发展类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
年度培训需求调查表
收集各部门、各岗位年度培训需求、能力短板、课程建议,梳理年度培训计划,精准匹配岗位能力提升需求。
人事部/各部门
3年
年度培训计划表
统筹规划公司年度通识培训、岗位技能培训、管理培训、安全培训,明确培训时间、课程、讲师、参训人员、考核方式。
人事培训岗
3年
培训签到与考核记录表
登记每场培训参训人员、签到情况、课堂表现、考试成绩、培训心得,确保培训落地、有据可查,作为员工能力考核依据。
人事培训岗
按需
3年
员工能力提升整改表
针对员工岗位能力不足、考核不达标、工作失误等问题,制定专项提升计划、整改措施、跟进节点、验收标准,闭环提升员工综合能力。
人事部/员工本人
按需
3年

六、员工奖惩与合规管理类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
员工奖励审批登记表
登记员工评优、表彰、专项奖励、业绩嘉奖等内容,记录奖励事由、奖励标准、审批意见、公示情况,作为员工正向激励存档依据。
人事部/申报部门
即期
永久
员工违纪处罚登记表
登记员工违规违纪、工作失误、纪律松散、损害公司利益等问题,记录违纪事实、处罚依据、处罚结果、整改承诺,规范员工合规管理。
人事部/稽查岗
即期
永久
员工合规自查整改表
定期排查员工考勤合规、流程合规、工作纪律、资料保密等问题,梳理自查清单、整改问题、闭环结果,夯实团队合规管理。
人事部/各部门
月/季
3年

七、人事复盘与台账汇总类表格

表格名称
用途说明
填报责任人
填报周期
归档周期
公司人员信息总台账
汇总全员基础信息、岗位信息、入职时间、薪资档位、合同期限、联系方式、状态,实现公司人员动态统一管控、随时核查。
人事部
动态更新
永久
劳动合同管理台账
登记全员劳动合同签订、续签、变更、终止、到期时间,提前预警合同到期人员,规避用工合规风险。
人事部
动态更新
永久
人事部月度工作复盘表
月度汇总招聘、考勤、绩效、培训、异动、离职、合规问题,复盘工作短板、数据异常,输出下月工作计划与优化措施。
人事部负责人
3年
人事部年度工作总结计划表
全面总结年度人事各项工作数据、成果、问题,制定次年招聘、培训、绩效、合规、团队管理工作计划,作为部门年度工作依据。
人事部负责人
3年

八、人事部专项档案归档目录

除上述常态化填报表格外,人事部需按年度分类归档以下专项纸质、电子档案,统一存放、年度封存、合规留存:
  1. 员工个人人事档案:员工入职资料、简历、学历资质证明、劳动合同、转正资料、异动资料、离职资料、薪资调整文件
  2. 招聘招录档案:招聘需求审批、面试记录、录用审批、招聘数据汇总、渠道复盘资料
  3. 考勤假期档案:月度考勤报表、各类请假审批、加班核销、考勤异常申诉存档
  4. 薪酬社保档案:薪资核算明细、社保公积金台账、个税申报资料、调薪审批单据
  5. 绩效考评档案:月度/年度绩效考核表、评优评先资料、绩效面谈记录、整改提升资料
  6. 培训发展档案:年度培训计划、培训签到考核、员工能力提升记录、培训复盘报告
  7. 奖惩合规档案:员工奖励、处罚审批单据、合规自查报告、违纪整改闭环资料
  8. 部门管理档案:人事月度/年度复盘、工作计划、制度修订文件、岗位权责资料
  9. 用工合规档案:用工风险排查报告、劳动争议处置资料、合规整改台账、制度体系文件

档案管理要求

一、档案分类归档

人事部所有档案按招聘招录类、入职转正类、考勤假期类、薪酬绩效类、异动离职类、培训发展类、奖惩合规类、部门管理类八大类别分类归档,按自然年度立卷整理,电子档案云端备份,纸质档案专人专柜加密保管,做到分类清晰、账档对应、全程可溯。

二、保管期限

日常工作台账、培训记录、考勤报表、自查资料保存3年;员工个人人事档案、劳动合同、薪资异动、离职资料、奖惩核心档案永久留存;涉及劳动合规、审计核查、用工风险的档案永久归档。

三、归档与借阅

所有人事表格及档案由对应岗位责任人按期填报、整理、归档;人事档案借阅、查询、拷贝、调取必须履行层级审批登记手续,明确使用用途、使用期限,严禁私自查阅、外传、篡改、删除人事涉密资料。

四、保密要求

员工个人信息、薪资数据、绩效信息、人事异动资料、用工涉密文件均为公司核心商业秘密,属于一级涉密资料,全员严格执行公司保密制度,严禁泄露、私自传播、违规调取,违者按公司制度及法律法规追责。

生效与维护

本目录自发布之日起正式执行,由飞蚕人事部负责日常维护、动态更新,根据公司业务发展、人员规模、合规要求、制度迭代适时修订,部门全员严格遵照执行。
© 版权声明
飞蚕,也能展翅翱翔

相关文章

够优秀,你就来

暂无评论

none
暂无评论...