飞蚕合同全生命周期管理制度V1.0
文件版本：V1.0
适用主体：飞蚕全体业务部门、职能部门、对外合作主体、生产合作主体
适用范围：公司所有经营性合同、合作类合同、生产委托合同、服务合同、授权协议、补充协议、终止协议等全部法律与商业文件
制度定位：统一公司合同从草拟、审核、修改、审批、盖章、归档、履约、到期续签、终止闭环的全流程标准化管控，规避商业风险、合规风险、品牌风险、履约风险，适配公司全业务经营体系，与现有产品、运维、研发、供应链、财务制度全域联动。
执行原则：先审核后落地、先合规后执行、全程留痕、闭环管控、动态履约、到期预警、风险前置、终身可溯
1.2 适用合同类型
本制度覆盖公司所有正式签约文件，包含但不限于：商业合作协议、品牌授权协议、渠道合作协议、自营业务交易合同、委托加工生产协议、供应链合作合同、服务协议、技术合作协议、保密协议、补充协议、变更协议、终止协议、结算协议等所有具备法律约束力的书面文件。
1.3 权责分工
1、业务发起部门：负责合同需求发起、背景核实、合作方资质初审、合同草拟、条款对接、履约跟进、到期提醒、续签与终止发起、过程资料留存。
2、产品/风控部门：负责审核业务规则、产品标准、合作边界、品牌合规、业务风险、合作权限与业务匹配性。
3、财务部门：负责审核结算条款、付款节奏、费用标准、发票条款、财务风险、对账规则、资金合规性。
4、行政/法务岗：负责合同格式规范、法律条款审核、权责界定、违约条款、争议解决、用印管控、归档管理、制度落地监督。
5、管理层：负责重大合同终审、风险审批、特殊条款授权、合作决策审批。
1.4 核心管理要求
1、公司所有对外合作、付费合作、授权合作、生产委托合作必须先签合同、后执行落地，严禁无合同先行合作、口头约定落地；
2、所有合同必须完成全流程审批，未经审批不得盖章、不得生效、不得履约；
3、所有合同全程留痕，草拟、修改、审核、审批、用印、履约、变更、续签、终止全部台账记录；
4、合同实行动态管理，建立台账常态化更新，做到状态可控、到期可预警、风险可前置；
5、合同资料统一归档、版本统一管理，杜绝私存、遗失、私自篡改。
第二章 合同草拟规范
2.1 草拟发起条件
业务确认合作意向、合作方资质核验通过、业务模式与合作边界明确后，由对应业务发起部门启动合同草拟工作。严禁边界模糊、合作内容未定、资质未审先行草拟签约文件。
2.2 草拟标准要求
1、优先使用公司标准模板合同，统一条款结构、权责、合规底线、品牌约束、结算规则；
2、根据实际合作场景完整填写合作主体、合作内容、合作范围、合作期限、权利义务、交付标准、结算方式、履约要求、违约条款、终止条件、保密条款；
3、业务内容必须与公司既定业务标准、产品规范、供应链标准、品牌管控要求保持一致，不得私自放宽合作边界；
4、无标准模板的特殊合作，需完整梳理业务逻辑、风险点、履约节点，确保条款可落地、可核验、可追责。
2.3 草拟前置自查
合同草拟完成后，发起部门需自查：合作主体信息无误、资质有效、合作范围清晰、期限明确、结算无误、履约节点完整、无空白条款、无模糊表述、无违规条款。
第三章 合同修改与审核规范
3.1 合同修改管控
1、所有合同修改必须留痕可追溯，标注修改内容、修改原因、修改时间、修改责任人；
2、关键条款（合作范围、期限、费用、结算、授权边界、生产标准、违约、终止）修改后必须重新走完整审核流程；
3、禁止私自私下修改合同内容、禁止删除标准风控条款、禁止手动抹去违约与约束条款；
4、多方修改意见需统一汇总比对，最终形成定稿版本，杜绝多版本混乱。
3.2 多维度分层审核标准
1、业务审核：审核合作内容真实性、业务匹配性、落地可行性、合作边界合规性，确保符合公司经营与业务管控标准。
2、产品合规审核：审核品牌使用范围、产品标准、输出规范、授权尺度、落地标准，杜绝超范围、超标准、违规品牌使用约定。
3、供应链审核：针对生产委托类合同，审核生产标准、工艺要求、品控规则、交付节点、物料与成品标准一致性。
4、财务审核：审核付款周期、结算金额、发票规则、违约金、费用承担、对账机制、资金风险。
5、法务/行政审核：审核条款合法性、权责对等、争议解决、保密约束、违约责任、法律风险、格式规范性。
3.3 审核驳回机制
审核不通过的合同，审核部门需明确驳回原因、修改建议、风险提示，由发起部门整改后重新提报，无整改说明、未完善问题不得进入下一流程。
第四章 合同审批流程规范
4.1 标准审批流程
合同草拟完成 → 部门负责人初审 → 产品/风控审核 → 供应链审核（生产类） → 财务审核 → 法务/行政合规审核 → 管理层终审 → 进入用印环节。
4.2 分级审批规则
1、常规小额/常规合作合同：走完职能部门审核+部门负责人终审；
2、中长期、高金额、品牌授权、核心生产合作合同：必须经过公司管理层终审；
3、特殊条款、非标合作、高风险合作：专项风险评估+管理层专项审批。
4.3 审批红线要求
1、严禁跳流程审批、严禁先终审后补审核、严禁无审批定稿；
2、审批人需对本环节风险全权负责，不得无确认、无审核直接通过；
3、所有审批意见全程留痕，作为后续复盘、追责、风险追溯依据。
第五章 合同盖章与生效规范
5.1 用印前置条件
合同必须完成100%全流程审批定稿、版本确认无误、无待修改问题，方可申请用印。未完成审批、版本未定、存在争议条款的合同一律不予盖章。
5.2 用印管控规范
1、行政岗负责统一用印登记，记录合同名称、合作方、金额、期限、用印时间、份数、经办人；
2、盖章版本必须与审批定稿版本完全一致，杜绝换页、替换内容、私自增减页面；
3、多页合同必须加盖骑缝章，确保合同整体完整性、不可篡改；
4、作废合同、未生效合同、撤回合同需登记归档，严禁私自外流、私自使用。
5.3 合同生效要求
合同完成双方盖章、签字确认后正式生效，生效时间、有效期限、终止节点统一录入合同台账，纳入动态管理。
第六章 合同归档与版本管理规范
6.1 归档范围
包含合同原件、扫描件、审批记录、修改记录、合作方资质资料、补充协议、变更文件、履约单据、对账资料、终止文件等全套资料。
6.2 归档标准
1、所有生效合同统一归档公司公共文档平台+纸质存档双重留存；
2、实行一合同一档，分类编号、统一命名、版本锁定；
3、归档资料完整、顺序规范，可随时检索、核查、追溯；
4、禁止个人私存正式合同原件、私自留存未归档版本。
6.3 版本管控
所有合同修改、更新、补充均留存版本迭代记录，最终生效版本标注清晰，旧版本标注作废留存，杜绝版本混用。
第七章 合同履约动态管控规范
7.1 履约主体责任
合同发起部门为履约第一责任人，全程跟进合作落地、标准执行、节点交付、质量验收、数据核对、问题整改，确保合同条款100%落地执行。
7.2 常态化履约管理
1、按合同节点跟进交付、生产、授权、服务、结算、对账等关键事项；
2、定期核验合作方执行情况，核对品牌使用、产品标准、生产质量、服务合规性；
3、履约异常、标准偏差、交付滞后、违规操作立即登记、沟通整改、留存证据；
4、财务同步把控结算履约，确保付款、对账、发票完全匹配合同约定。
7.3 合同变更与补充管控
履约过程中如需调整合作内容、期限、标准、结算方式，必须通过补充协议、变更协议完成正规流程，禁止口头变更、私下变更、默认变更。变更文件同主合同同等效力，同步归档、同步更新台账。
第八章 合同到期预警与续签规范
8.1 到期预警机制
建立合同到期台账预警机制，实行分层预警：
1、长期合作合同：到期前60天启动预警评估；
2、常规合作合同：到期前30天启动预警评估；
3、短期、单次合作合同：到期前15天完成状态复盘。
8.2 续签评估流程
1、业务部门复盘往期履约情况、合作质量、合规情况、风险情况；
2、产品、财务、供应链、风控联合评估是否继续合作；
3、确认续签的，启动新合同草拟、审核、审批、签约流程；
4、确认不续签的，启动到期终止、结算收尾、资料闭环流程。
8.3 续签管控要求
续签需重新核验合作方资质、更新合作标准、适配公司最新业务制度，杜绝自动顺延、盲目续签、过期标准续签。
第九章 合同终止、作废与闭环规范
9.1 合同终止场景
包含：合同到期自然终止、双方协商提前终止、违约终止、合作关停、业务调整终止、项目结束终止等。
9.2 终止流程规范
1、业务部门发起终止评估，梳理未完结履约、未结算款项、未收尾事项；
2、多部门审核风险、确认收尾方案、核对履约闭环情况；
3、重大、提前终止合同需签订《合同终止协议》，明确权责、收尾、结算、保密、后续约束；
4、完成全部收尾、结算、资料交接、风险清零后，标记合同终止闭环。
9.3 作废合同管理
未生效、作废、撤回合同统一登记作废台账，集中归档管理，标注作废原因、作废时间、责任人，禁止再次使用、禁止外流。
9.4 全流程闭环要求
所有合同必须做到：有始有终、到期有结果、终止有闭环、收尾有凭证、风险有清零，杜绝僵尸合同、悬空合同、无收尾合同。
第十章 合同台账、复盘与风险追责
10.1 合同核心台账清单
1、合同全量登记台账（编号、名称、合作方、期限、金额、状态、责任人）；
2、合同审批与修改留痕台账；
3、合同用印登记台账；
4、合同履约进度与异常整改台账；
5、合同到期预警与续签处置台账；
6、合同终止、作废、闭环台账。
10.2 月度复盘机制
每月开展合同管理复盘，核查新签合同合规性、履约进度、异常问题、到期处置情况、闭环情况，优化合同模板与管控流程，前置规避批量风险。
10.3 违规追责机制
1、轻微违规：台账更新滞后、归档不及时、资料不全，口头提醒、限期整改；
2、一般违规：私自修改条款、流程滞后、履约跟进缺位、到期未预警，部门通报、绩效扣分；
3、严重违规：无合同先行合作、私自签约、放宽风控条款、隐瞒履约风险、造成纠纷或品牌损失、资金损失，严肃追责、绩效重罚、专项复盘整改。
第十一章 附则
1、本制度自发布之日起正式生效，公司原有零散合同管理规则、口头约定全部废止。
2、本制度适配公司全业务体系，与产品、运维、研发、供应链、财务、行政制度协同统一，具有同等执行效力。
3、本制度由行政/风控部门牵头落地、动态迭代，根据业务发展持续优化管控标准与流程。
4、本制度仅限公司内部执行，文件禁止外泄。
编制部门：飞蚕行政风控部、产品部、财务部、供应链部
版本号：V1.0
生效日期：______年____月____日
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