客户样品、测试样品、留样管理制度V1.0

第一章 总则

1.1 编制目的

1.2 核心管控原则

• 分类管控、专款专用：客户样、测试样、留存样严格分区、分类、分台账管理，严禁混放混用、挪用私用。
• 一样一号、全程追溯：所有样品唯一编号、全程登记、流转留痕，实现来源可查、去向可追、状态可控。
• 标准固化、动态更新：基准样品为品质判定最高实物依据，版本更新即时替换、旧样回收封存。
• 流转闭环、领用必还：所有样品领用、借用、测试、比对必须登记闭环，杜绝无记录流失。
• 按期处置、合规归档：到期样品统一合规处置，关键样品资料长期归档，满足审核与追溯需求。
• 基准优先、实物对标：图纸标准与样品标准冲突时，以最新封存基准样品为现场判定依据。

1.3 样品分类与定义

• 客户样品（客样）：客户提供的原样、客户确认签样、客户封样、客户交付参考样，作为生产、检验、出货的客户判定基准。
• 测试样品（试样）：研发试产、新品验证、可靠性测试、第三方检测、制程异常验证、来料对标测试所用样品。
• 留存样品（留样/基准样）：公司内部封存的量产基准样、限度样、不良对比样、批次留样、变更对比样，作为日常品质判定、异常复盘、客诉举证的永久实物基准。

1.4 跨部门岗位职责

• 品质部（总归口/样品管理员）：样品统一接收、编号、登记、分区存放、台账管控、流转审核、到期盘点、过期处置、基准更新、档案归档、日常管控督办。
• 工程部：样品技术判定、新旧样品对标确认、标准同步更新、变更样品封存、技术问题样品复盘。
• 业务部：客户样品对接、客户签样回收、客样信息确认、客户对标需求同步、样品寄送对接。
• 实验室：测试样品接收、测试流转、测试后归还、测试状态登记、样品防护保管。
• 生产部：依据基准样品作业、现场样品领用、使用后及时归还、现场样品规范存放。
• 管理层：特殊样品审批、样品异常问题督办、制度落地监督、体系优化决策。

第二章 样品统一编号与标识规范

2.1 样品唯一编号规则

2.2 样品标签强制内容

2.3 样品版本管控

第三章 三类样品专项管理规范

3.1 客户样品管理规范

• 接收登记：业务部收到客户样品后，2小时内移交品质部样品管理员，完成编号、拍照、登记、建档，确认客户要求、对标标准、有效期、使用范围。
• 签样封存：客户确认签样、盖章/签字样品，必须双人核对、专项封存，张贴封存标识，禁止私自拆封、涂改、损坏。
• 对标优先级：客户签样为最高实物判定标准，图纸、SOP与客样冲突时，以客样为准，同步启动文件标准修订对齐。
• 使用管控：客样仅限检验、首件确认、客户验货对标使用，禁止用于测试破坏、随意摆放、私自携带出厂。
• 到期更新：客户标准更新、产品改版后，即时回收旧客样、封存新版客样，同步全公司交底切换。

3.2 测试样品管理规范

• 取样登记：测试取样必须登记来源、批次、取样时间、测试项目、测试目的，杜绝无记录取样。
• 流转管控：测试样品在工程、实验室、品质之间流转，必须交接签字，明确流转状态、归还时限。
• 测试防护：测试过程做好样品防护，避免非测试性损伤、污染、丢失，保证测试数据真实有效。
• 测试后处置：非破坏性测试样品测试完成后24小时内归还样品室；破坏性测试留存残样、拍照存档，登记报废处置。
• 第三方送检样：外送测试样品全程登记、拍照留底、交接留痕，报告回传后与样品资料绑定归档。

3.3 留存样品（基准样）管理规范

• 强制留样场景：新品量产首批次、工艺变更、物料替换、设备技改、客户封样、重大异常复盘、批量出货批次必须强制留样。
• 留样规格：留样数量满足日常对标、异常复盘、客户查验、复检需求，留样状态完整、无损伤、无污染、可长期比对。
• 分类留样：分为合格基准样、限度接收样、不良对比样、新旧变更对比样，分区标识、分开存放。
• 保存周期：常规量产产品留样保存周期≥12个月；客诉重点产品、变更产品、重大异常产品留样≥24个月；客户有特殊要求按客户标准执行。
• 周期盘点：每月盘点留样完整性、有效期、存放状态，过期样品统一处置、台账更新。

第四章 样品存放、防护与环境管控

4.1 样品室分区管理

4.2 环境与防护要求

4.3 样品室门禁管控

第五章 样品领用、借用、归还流转闭环

5.1 领用审批规则

• 常规领用：检验、首件、生产对标使用，登记领用用途、时间、责任人、归还时间。
• 特殊借用：外出对标、客户查验、外部审核、第三方比对，需部门负责人审批，限定借用时长。
• 禁止领用：作废样品、封存客样、重点基准样禁止私自借用、带出、拆解破坏。

5.2 流转时效要求

• 日常对标样品：当日领用、当日归还；
• 测试样品：测试完成后24小时内归还；
• 外出借用样品：最长不超过3个工作日，超期需续借登记。

5.3 归还核验机制

第六章 样品到期处置与版本迭代

6.1 到期样品处置流程

• 可复用样品：状态完好、仍有对标价值，更新有效期、重新封存；
• 过期失效样品：统一拍照登记、集中销毁、双人见证，填写处置记录；
• 举证/复盘关键样品：即使到期，归档留存，长期保存，禁止随意销毁。

6.2 样品版本迭代切换

第七章 台账管理、盘点与档案归档

7.1 标准化配套台账表单

• 《样品总台账登记表》
• 《客户样品接收、签样、封存记录表》
• 《测试样品取样、流转、归还记录表》
• 《留存样品留样登记与有效期管控表》
• 《样品领用、借用、续借、归还登记表》
• 《月度样品盘点对账表》
• 《到期样品处置与销毁记录表》
• 《样品版本更新迭代记录表》

7.2 月度盘点机制

7.3 档案归档要求

第八章 考核激励与违规追责

8.1 正向激励

• 样品管理规范、台账清晰、零遗失零混乱、保障生产与客户对标顺利的岗位予以绩效加分；
• 及时更新样品版本、提前规避对标偏差、减少品质异常的岗位给予专项奖励；
• 妥善留存关键样品、为客诉复盘、异常根治、客户举证提供有效依据的人员优先评优。

8.2 红线违规追责场景

• 样品无编号、无登记、无台账，私自接收、私自取用、私自带出样品室的；
• 样品混放混用、新旧版本不隔离，导致对标错误、批量不良、客户争议的；
• 基准样品、客户签样遗失、损坏、私自拆封，造成品质判定失效、客户投诉的；
• 测试样品流转无记录、到期不归还、样品流失、测试数据无法追溯的；
• 到期样品不盘点、不处置、台账长期混乱、账物不符的；
• 样品版本更新不及时、旧样未回收，导致现场对标标准错乱、问题复发的。

第九章 附则

9.1 体系联动说明

9.2 制度优先级

9.3 版本迭代

9.4 落地总体要求