GC-TJ-005 技术资料借阅、复制、保密管理制度V1.0
文件编号：GC-TJ-005
文件版本：V1.0
归口部门：工程部
生效日期：______年____月____日
适用范围：本制度适用于公司所有技术类资料，包含产品图纸、BOM清单、工艺文件、SOP作业指导书、工艺参数标准、变更通知单（ECN）、试制报告、检验标准、非标方案、工装图纸、技术协议、客户涉密资料等的分类定级、权限划分、借阅申请、审批登记、查阅管控、复制打印、外发脱敏、存储保密、归还核销、销毁处置、违规追责全生命周期保密管理。覆盖公司所有部门、岗位及外协合作单位，是公司技术资料安全管控、防泄密、防滥用、可追溯的唯一执行依据。
关联体系：联动《GC-TJ-001图纸设计出图规范》《GC-TJ-002图纸版本管控制度》《GC-TJ-003 BOM管理规范》《GC-TJ-004工艺文件管控流程》及GC-ZH工程部综合管理制度，形成技术产出标准化、资料管控规范化、借阅复制流程化、保密安全常态化的完整闭环体系。
第一章 总则
1.1 编制目的
为规范公司各类技术资料的借阅、查阅、复制、外发、存储与销毁管理，明确保密分级、权限边界与审批流程，杜绝技术资料私自借阅、随意复印、外传外泄、私存篡改、滥用流失等风险，保护公司产品核心技术、工艺方案、非标设计、客户涉密信息等商业秘密，保障公司技术资产安全、完整、可控、可追溯，建立标准化、流程化、常态化的技术保密管控体系，特制定本制度。
1.2 核心管控原则
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分级管控、按需授权：技术资料按涉密等级分级管理，严格遵循“工作必需、最小权限、按需借阅、限量复制”原则。
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流程合规、全程留痕：所有借阅、查阅、复制、外发、销毁动作必须走正式审批流程，台账登记、全程可追溯。
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对内严控、对外脱敏：内部岗位权限严格界定，对外外协、客户资料必须脱敏处理、水印标识、限量发放。
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谁使用、谁负责、谁审批、谁担责：借阅人、保管人、审批人分级承担资料保密与安全责任。
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定期清查、闭环清零：常态化清查资料借阅、留存、归还情况，杜绝长期私存、逾期不还、作废资料遗留外泄。
1.3 岗位职责分工
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工程主管：技术资料保密管理第一责任人，负责涉密等级审定、高阶权限审批、外发资料终审、违规追责判定、保密体系监督。
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资料专员：资料归口保管责任人，负责资料归档、分级标识、借阅登记、复制管控、台账维护、回收核销、销毁处置、日常保密稽查。
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技术/工艺人员：对本人编制、经手、知悉的技术资料负有直接保密责任，严禁私自外传、复制、外泄。
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各部门负责人：本部门资料借阅、使用、保管管理责任人，监督本部门人员合规使用技术资料，杜绝违规行为。
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全体员工：严格遵守保密制度，严禁私自拍摄、截图、转发、留存、外泄公司任何涉密技术资料。
第二章 技术资料涉密分级与管控标准
2.1 资料涉密三级分级定义
公司所有技术资料统一划分为绝密级、机密级、秘密级三个保密等级，分级施策、差异化管控：
2.1.1 绝密级（最高涉密）
包含核心新品研发图纸、独家非标结构方案、核心工艺参数、独家工装治具图纸、未发布新品全套技术资料、客户独家定制涉密方案。仅限工程部核心管理层及指定技术负责人查阅，禁止复制、禁止外发、禁止私自摘抄、禁止拍照留存。
2.1.2 机密级（中度涉密）
包含量产产品全套图纸、BOM清单、完整工艺文件、关键工序SOP、检验标准、ECN变更档案、试制试验报告。仅限内部岗位工作必需人员借阅查阅，复制、外发、摘抄必须专项审批、限量管控、全程登记。
2.1.3 秘密级（常规受控）
包含通用标准件图纸、常规作业指引、公开性工艺说明、通用检验规范。内部岗位可按需借阅，复制外发需基础审批，对外使用需脱敏处理。
2.2 分级通用管控要求
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所有涉密资料必须加盖对应密级标识、受控印章，电子档标注保密水印；
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不同密级资料分柜、分文件夹隔离存放，权限独立、互不通用；
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密级调整由工程主管审定，根据产品定型、停产、公开状态动态更新。
第三章 技术资料借阅与查阅管理流程
3.1 借阅准入条件
仅限公司在职员工因本职工作、生产作业、品质检验、项目对接等工作必需借阅；无工作需求、无关岗位人员严禁借阅、查阅涉密技术资料；外协、外部人员严禁直接借阅公司原始涉密资料。
3.2 分级借阅审批流程
3.2.1 秘密级资料
申请人填写《技术资料借阅申请表》→ 部门负责人签字确认 → 资料专员登记发放 → 限期归还核销。
3.2.2 机密级资料
申请人填写申请表→部门负责人审核→工程主管复核审批→资料专员台账登记→现场查阅/限时借阅→到期归还核查。
3.2.3 绝密级资料
仅限核心岗位专项申请→工程主管终审批准→仅限现场查阅、禁止带出档案室、禁止摘抄留存→当场核查核销、无留存外泄。
3.3 借阅管控硬性要求
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借阅时效：常规资料借阅有效期最长7个工作日，临时作业资料当日借阅、当日归还，逾期需重新审批续借并登记；
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使用范围：仅限本职工作使用，严禁转借他人、跨岗位传阅、带出工作区域、用于私人用途；
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查阅规范：查阅时严禁涂改、勾画、撕毁、抽页、拆解资料，严禁私自拍照、截图、录像、录音留存；
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归还核查：归还时资料专员逐份核对完整性、整洁度，确认无损坏、无夹带、无留存，台账核销。
第四章 技术资料复制、打印管控规范
4.1 复制审批权限
所有技术资料复制、打印、扫描均执行先审批、后操作、限量复制、全程登记原则，无审批严禁任何形式复制输出；绝密级资料全程禁止复制、扫描、打印。
4.2 分级复制管控规则
4.2.1 秘密级资料复制
部门负责人审核批准，资料专员登记份数、用途、领用人员，限量复制、按需发放。
4.2.2 机密级资料复制
必须工程主管专项审批，严格限定复制份数、使用场景、有效期限，复制件加盖【受控复制、禁止外传】专用章，全程追踪管控。
4.2.3 绝密级资料
一律禁止复制、打印、扫描、摘抄、转录，仅可现场查阅。
4.3 复制件管理要求
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所有复制件必须标注复制编号、审批日期、使用范围、受控标识，严禁去除标识、涂改标识；
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复制件等同于原件保密等级管理，到期统一回收、作废、销毁，禁止长期私存；
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严禁在外文印店、公共设备、私人设备打印、扫描涉密技术资料，所有复制操作仅限公司内部专用设备完成。
第五章 技术资料外发与脱敏管控
5.1 外发适用场景
仅限外协加工、客户验收、项目对接、第三方审核等合规工作场景，私人用途、无关对接严禁外发任何技术资料。
5.2 外发审批与脱敏流程
外发申请→部门审核→工程主管终审→资料专员脱敏处理（隐藏核心参数、关键工艺、独家结构）→添加涉密水印、外发标识→登记《技术资料外发台账》→定向发送→到期回收确认。
5.3 外发核心管控要求
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绝密级资料禁止任何形式对外外发；
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机密级资料外发必须脱敏，隐藏核心技术参数、工艺要点、结构关键点，仅提供加工必需信息；
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所有外发资料必须添加“受控资料、禁止转发、禁止复用、仅限本次使用”水印；
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严禁批量转发、朋友圈转发、群聊公开、随意留存外发；
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外协合作终止后，必须督促对方删除电子档、销毁纸质资料、回执确认清零。
第六章 电子资料存储、传输与保密管理
6.1 电子资料存储规范
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所有涉密电子技术资料统一存储公司服务器、加密云盘，分类归档、权限加密；
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禁止个人电脑、私人U盘、私人网盘、手机长期留存涉密资料；
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涉密电子文档设置打开密码、只读权限，禁止随意编辑、拷贝、转发；
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历史作废版本电子资料锁定归档，禁止解锁、拷贝、外传。
6.2 电子传输管控
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内部传输仅限公司内部办公渠道，禁止私人微信、QQ、邮箱传输涉密资料；
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对外传输必须审批、脱敏、加水印、定向发送，禁止群发、盲发；
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传输记录全程留存，便于追溯核查。
6.3 设备与账号保密要求
涉密岗位电脑、账号专人专用、定期改密、锁屏离岗；离职、调岗人员立即回收所有资料权限、清空私人留存资料、注销账号权限，完成资料交接清零。
第七章 资料归还、作废、销毁管控
7.1 到期归还管理
借阅资料到期必须主动归还，资料专员核对完整性、有效性，台账核销；逾期未归还的，由部门负责人督办清零，超期未归还纳入绩效追责。
7.2 作废资料处置
改版替换、产品停产、项目终止的作废技术资料，统一回收、加盖作废章、登记台账，涉密作废资料禁止随意丢弃、随意堆放。
7.3 销毁处置规范
无追溯价值的涉密作废资料，经工程主管审批后，由双人监督集中碎纸销毁，登记《涉密资料销毁台账》，留存销毁记录与影像备查，杜绝外泄风险。
第八章 定期清查与保密稽查
8.1 日常自查
资料专员每日核对资料借阅、归还、留存台账，及时提醒到期归还、清理违规留存。
8.2 月度专项稽查
工程部每月开展技术资料保密专项稽查，核查各部门资料留存、借阅合规、复制规范、外发合规、电子存储合规情况，排查私存、外泄、违规复制隐患，形成稽查整改台账，闭环问题。
8.3 季度全面清零
每季度开展涉密资料全面清零工作，清理超期借阅、无效留存、私人存储、外协遗留资料，实现全域保密风险清零。
第九章 保密管理红线与奖惩追责
9.1 绝对禁止红线行为
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严禁无审批私自借阅、复制、打印、扫描涉密技术资料；
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严禁私自拍照、截图、录像、摘抄、留存涉密资料；
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严禁通过私人微信、邮箱、网盘、U盘外传、转发涉密资料；
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严禁转借、传阅、泄露公司核心技术、工艺、图纸、BOM等涉密信息；
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严禁外发资料不脱敏、不加水印、超范围使用；
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严禁私自去除保密标识、篡改密级、隐瞒外泄问题；
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严禁离职、调岗私自带走、留存、外传公司技术资料。
9.2 奖惩与追责机制
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正向激励：严格遵守保密制度、全年零违规、主动排查保密隐患、规避泄密风险的员工，给予绩效加分、评优优先、专项表彰。
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轻微违规：未造成损失的违规借阅、复制、留存行为，给予通报批评、绩效扣分、限期整改、警示教育。
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严重违规：私自外泄、外传、倒卖、泄露核心技术资料，造成公司技术流失、客户投诉、经济损失、商业秘密泄露的，从严追责、全额追偿经济损失，视情节给予降职、调岗、解除劳动关系，情节严重的依法追究法律责任。
第十章 标准化配套台账与单据
本制度配套专属台账单据，全程留痕、闭环可追溯：
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《技术资料涉密等级分类台账》
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《技术资料借阅申请与登记台账》
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《技术资料复制打印审批登记台账》
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《技术资料外发脱敏审批台账》
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《涉密资料作废回收与销毁台账》
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《技术保密月度稽查整改台账》
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《员工离职资料权限清零确认表》
第十一章 附则
11.1 版本迭代
本制度由工程部归口管理，根据公司技术体系升级、保密管控升级、业务模式优化持续修订迭代，最新版本为唯一执行标准。
11.2 效力说明
本制度为公司技术资料借阅、复制、外发、保密、销毁的最高执行依据，与GC-TJ-001/002/003/004系列技术管理制度、GC-ZH综合制度完全成套闭环，原有资料保密、借阅管理零散规定、口头惯例与本制度冲突的，以本V1.0版本为准。
11.3 落地要求
本制度生效后，全员严格遵照执行，全面实现公司技术资料分级标准化、借阅流程化、复制可控化、外发脱敏化、存储安全化、销毁闭环化、保密常态化。
编制部门：工程部
文件编号：GC-TJ-005
文件版本：V1.0
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