飞蚕公关台账与资料归档管理制度V1.0
文件版本：V1.0
适用主体：飞蚕品牌品牌部、法务部、市场部、运营部、商务部、客服部及所有参与公关传播、舆情处置、对外合作、公关活动的岗位人员
适用场景：公关台账日常更新维护、全品类传播素材归档、舆情事件资料留存、危机公关资料存档、媒体/KOL合作资料归档、公关案例沉淀复盘、对外公关事务资料管理、档案查阅与保密管控
适配体系：联动《飞蚕品牌对外发声与内容审核管理制度》《飞蚕舆情监控与口碑管理制度》《飞蚕危机公关与突发事件处置管理制度》《飞蚕媒体资源与对外合作公关管理制度》《飞蚕公关活动与对外公关事务管理制度》《飞蚕品牌形象统一管控管理制度》，补齐飞蚕品牌公关执行、过程管控、资料留痕、案例沉淀、长效复盘全闭环合规体系
核心定位：建立飞蚕品牌标准化、系统化、可溯源、可复盘的公关台账与资料归档体系，解决公关资料零散、台账混乱、素材丢失、案例无留存、过程无留痕、复盘无依据等问题，实现公关工作全程可查、可追溯、可复用、可追责，沉淀品牌公关资产与合规证据链
执行原则：统一归口、分类建档、实时更新、全程留痕、规范留存、保密可控、定期复盘、长效复用
第一章 总则
1、为规范飞蚕品牌公关台账管理、传播素材、舆情资料、公关案例及各类公关事务资料的归档留存工作，统一台账更新标准、资料分类规范、存档流程、查阅权限与保密要求，保障公关工作全流程可追溯、合规可查、案例可复用，规避资料遗失、记录缺失、证据失效、复盘无依据等风险，依据国家档案管理相关法规、《网络信息内容生态治理规定》及公司全套合规管理制度，结合品牌公关全流程运营实际，制定本制度。
2、本制度为飞蚕品牌所有公关台账建立、更新、维护及公关资料归档留存的唯一强制执行标准，覆盖舆情处置、危机公关、媒体达人合作、公关活动、品牌传播、对外公关事务、客诉升级处置等全场景资料台账管理，所有相关岗位必须严格遵照执行。
3、权责核心划分：品牌部为公关台账与资料归档唯一归口管理部门，负责台账体系搭建、日常更新、资料统筹、归档审核、案例沉淀、档案维护；各业务部门负责本岗位公关相关资料初步收集、及时提报、如实登记；法务部负责合规资料、危机证据链、涉诉舆情资料的专项审核与合规留存；管理层负责档案权限审批、重大资料归档终审、台账体系迭代审批。
4、所有公关相关工作严格执行先留痕、后闭环、先归档、后结案原则，无台账登记、无资料留存、无归档记录的公关事件、传播项目、公关事务一律不予结案复盘，全程杜绝空闭环、假闭环。
第二章 公关台账整体体系与分类标准
品牌部搭建飞蚕品牌统一公关台账体系，实行分类建账、一账专属、动态更新、月度核对、年度清零归档机制，所有台账统一模板、统一字段、统一存储路径，杜绝私建台账、零散记录、格式混乱。
2.1 台账体系核心分类
1、舆情危机处置台账：收录所有舆情苗头、负面口碑、扩散舆情、突发公关危机、客诉升级舆情的全流程记录；
2、公关传播素材台账：收录所有线上线下宣发素材、传播内容、官宣稿件、推广物料的审核与发布记录；
3、媒体与KOL合作台账：收录所有媒体对接、达人合作、公关媒介投放、资源联动的合作全流程记录；
4、公关活动事务台账：收录所有线上线下公关活动、对外拜访、公关联络、品牌联动事务执行记录；
5、公关案例复盘台账：收录所有舆情事件、危机事件、公关项目、活动事务的复盘总结与优化记录；
6、品牌形象管控台账：收录品牌视觉、宣传口径、调性输出的巡检记录、违规整改与迭代记录。
2.2 台账通用必填字段
所有公关台账统一标配核心字段，保证数据完整可溯：编号、发生/执行时间、事件/项目名称、类型分级、责任部门、经办人、对接对象、执行过程、审核记录、处置结果、存在问题、整改动作、复盘结论、归档时间、备注。
2.3 台账更新通用规则
1、实时更新：动态舆情、突发危机、临时公关事务，发生即登记、进度实时同步，杜绝滞后补录；
2、日清日结：日常传播、常规对接、普通客诉舆情，当日完结当日登记归档；
3、阶段更新：周期合作、长期活动、持续发酵舆情，按节点更新进度，结案后完整补全信息；
4、月度核对：品牌部每月底统一核对所有台账数据，纠错补漏、统一规整，确保账实一致；
5、年度归档：每年年末完成全年台账汇总、复盘、打包存档，形成年度公关档案合集。
第三章 各类公关台账专项更新规范
针对不同类型公关台账制定专项更新标准、时效要求与登记规范，实现精细化、标准化管理。
3.1 舆情危机处置台账更新规范
1、登记范围：全网负面口碑、用户升级投诉、监管投诉、媒体问询、舆情发酵、品牌危机、争议事件、舆论争议等所有舆情相关事件；
2、更新时效：事件发现30分钟内完成初登记，处置过程按节点同步进度，事件结案24小时内完成完整信息补录归档；
3、核心登记内容：事件起因、传播渠道、扩散量级、风险等级、上报时间、研判结论、处置流程、对外口径、止损动作、用户闭环结果、舆情收尾、遗留问题、整改要求。
3.2 公关传播素材台账更新规范
1、登记范围：所有品牌官宣、宣传文案、海报视频、科普内容、活动物料、对外发声稿件、合作传播素材；
2、更新时效：素材终审定稿、发布落地当日完成登记；
3、核心登记内容：素材名称、素材类型、制作主体、审核记录（品牌+法务）、发布渠道、发布时间、传播周期、素材版本、合规情况、下架/留存状态。
3.3 媒体与KOL合作台账更新规范
1、登记范围：所有媒体对接、达人种草、公关投放、媒介合作、品牌联动传播、资源置换合作项目；
2、更新时效：合作立项登记、执行节点同步、项目结案3日内完整归档；
3、核心登记内容：合作方信息、资源等级、合作预算、合作形式、审核审批记录、传播内容、执行效果、合规问题、舆情情况、结算状态、合作评级。
3.4 公关活动与事务台账更新规范
1、登记范围：所有线上线下公关活动、行业参会、对外拜访、政企接待、常态化公关联络、品牌联动事务；
2、更新时效：活动/事务开展前备案、执行中同步、结束后24小时内完成登记归档；
3、核心登记内容：事务主题、开展时间、参与人员、对接对象、执行流程、物料使用、宣发情况、现场问题、对接成果、后续跟进计划。
3.5 公关案例复盘台账更新规范
1、登记范围：所有舆情危机、重大公关活动、高危合作项目、典型客诉升级事件、公关失误问题；
2、更新时效：事件/项目结案后3-7日内完成复盘登记，重大危机7日内完成专项复盘归档；
3、核心登记内容：案例概况、风险诱因、处置亮点、存在漏洞、舆情损失、流程短板、整改措施、长效优化方案、规避机制。
第四章 公关资料分类归档留存规范
建立飞蚕品牌公关资料分类归档、一户一档、完整留存、期限明确的管理体系，覆盖所有公关相关素材、文书、证据、复盘资料，杜绝资料缺失、零散、丢失。
4.1 传播素材资料留存规范
1、素材类型：所有宣传文案、海报、长图、短视频、封面物料、PPT、活动物料、官宣文稿、采访稿件、科普内容；
2、留存内容：初稿、修改稿、终审定稿、发布成品、审核记录、发布链接、下架凭证；
3、留存要求：每一套素材独立归档，标注版本、用途、审核信息，杜绝版本混乱，永久留存。
4.2 舆情与危机资料留存规范
1、资料类型：负面截图、录屏、用户投诉记录、传播链路截图、媒体问询记录、研判记录、处置方案、对外声明、整改文件；
2、留存内容：原始证据、上报记录、研判纪要、处置流程、发声口径、闭环凭证、复盘报告；
3、留存要求：高危舆情、一级二级危机事件资料永久留存，普通舆情资料留存不少于3年，保证证据链完整无缺失。
4.3 公关合作资料留存规范
1、资料类型：合作审批单、合作方案、合同协议、背调资料、素材脚本、成片内容、传播数据、验收报告、结算凭证、合作复盘；
2、留存内容：全套审批链路、合规审核记录、合作全流程资料、问题记录、追责整改资料；
3、留存要求：所有付费及重点合作项目全套资料永久留存，常规轻量化合作留存不少于3年。
4.4 公关活动与事务资料留存规范
1、资料类型：活动方案、审批单据、物料素材、现场照片视频、主持话术、问答口径、对接记录、接待台账、联动资料；
2、留存内容：策划、审批、执行、宣发、收尾、复盘全套资料；
3、留存要求：大型重点公关活动永久留存，常规活动事务留存不少于3年。
4.5 公关案例资料留存规范
1、案例分类：正面标杆案例、舆情处置案例、失误整改案例、合作风控案例、活动优化案例；
2、留存内容：案例背景、过程详情、问题总结、处置经验、优化方案、规避机制、培训要点；
3、留存要求：所有归档案例统一编号、分类汇总，永久留存，用于内部培训、流程迭代、风险规避。
第五章 资料归档流程与版本管控规范
统一公关资料收集—初审—终审—归档—备份—迭代全流程标准，保证归档资料真实、完整、规范、可溯。
5.1 标准归档流程
1、资料收集：执行岗位完成工作后及时收集全套原始资料，杜绝遗漏、篡改、缺失；
2、初步整理：按分类标准规整资料、命名文件、梳理版本、补齐台账信息；
3、归口审核：品牌部审核资料完整性、规范性、匹配度；
4、合规终审：法务部审核危机、涉诉、舆情、合作资料的合规完整性与证据有效性；
5、归档备份：统一存入品牌公关档案库，完成云端+本地双备份，登记归档编号；
6、台账同步：归档完成后同步更新对应台账归档记录，实现账档对应。
5.2 文件命名与版本规范
1、统一命名格式：【日期】【类型】【主题】【版本/状态】，杜绝随意命名、无规则存档；
2、版本管控：区分初稿、修改稿、终审稿、发布稿、作废稿，单独归类存放，严禁覆盖原始文件；
3、作废资料：作废素材、废弃方案、过期口径统一归档标注，禁止直接删除，用于溯源备查。
5.3 档案迭代更新规范
1、标准迭代：品牌VI、宣传口径、公关规范迭代后，旧版资料归类封存，新版资料同步更新归档；
2、案例迭代：同类问题重复发生、流程优化后，及时更新对应案例档案与复盘内容；
3、台账迭代：制度、流程更新后，同步迭代台账字段与归档标准，保证体系统一。
第六章 档案查阅、复用与保密管控
严格管控公关台账与档案使用权限，平衡内部复用与涉密保密，杜绝资料外泄、滥用、外传风险。
6.1 档案查阅权限
1、普通台账、公开素材：内部岗位工作可查阅复用；
2、舆情危机、涉密对接、合作涉密资料：仅限品牌、法务、管理层查阅，专项工作需审批查阅；
3、核心复盘案例、内部风控资料：部门负责人及以上权限查阅，禁止全员随意传阅。
6.2 档案复用规范
1、合规复用已终审标准素材、话术模板、活动方案、处置预案，提升工作效率；
2、复用前必须核对版本有效性，禁止复用作废、过期、非标资料；
3、案例资料用于内部培训、流程优化、风险规避，禁止对外传播、商业外售。
6.3 档案保密红线
1、所有公关台账、原始证据、涉密对接记录、未公开复盘资料属于公司核心涉密资产，禁止私传、外泄、截图外传、私自分享外部；
2、禁止私自下载、拷贝、迁移涉密公关档案，禁止用于私人用途、外部合作私用；
3、对外展示、合作交付仅可使用公开合规资料，严禁交付内部台账、涉密复盘、未公开证据。
第七章 常态化巡检与案例复用机制
建立台账归档常态化督查、定期复盘、案例沉淀复用机制，保障档案体系长效落地、持续赋能公关工作。
7.1 日常巡检核查
1、周自查：各岗位每周自查本岗位公关资料留存、台账登记情况，及时补漏整改；
2、月督查：品牌部联合法务每月开展台账归档专项核查，对账实不符、资料缺失、更新滞后问题下达整改；
3、季度专项排查：季度全覆盖排查档案规范性、完整性、保密性、版本合规性。
7.2 案例沉淀与复用
1、定期筛选典型舆情、公关处置、合作风控、活动执行案例，标准化整理入库；
2、将典型案例纳入内部培训素材，用于新人培训、全员合规宣导、风险预警；
3、依据案例复盘结论持续优化公关流程、审核标准、风控规则、台账规范，实现闭环升级。
第八章 台账归档禁止红线（零容忍）
1、严禁公关事件、传播项目、公关事务结案后不登记、不归档、不留痕，虚假闭环、空闭环。
2、严禁台账登记滞后、漏登、错登、虚登，隐瞒问题、简化记录、篡改台账信息。
3、严禁原始舆情证据、合作资料、活动素材、复盘资料随意删除、丢失、私自销毁。
4、严禁混用新旧版本资料、归档非标素材、留存未审核违规内容，造成档案失真。
5、严禁私自外泄、私传、私用涉密公关台账与内部归档资料，泄露公司公关核心资产。
6、严禁对外合作、外部对接随意交付内部台账、涉密复盘、未公开舆情证据资料。
7、严禁档案管理敷衍缺位、长期不更新、问题不整改，导致公关资料体系混乱、失效。
第九章 违规追责标准
1、轻微违规：台账登记轻微滞后、资料归档格式不规范、文件命名混乱，未造成资料缺失与合规风险，予以合规提醒、整改通报、绩效记录。
2、一般违规：漏登常规公关记录、资料归档不全、版本留存混乱、自查整改不到位，未引发风险但造成档案不完整，予以绩效扣分、岗位复盘、专项合规培训。
3、严重红线违规：隐瞒公关事件不登记、关键资料缺失、私自删除归档文件、台账虚假填报，导致流程无留痕、复盘无依据、合规证据缺失，予以严肃追责、岗位调整、绩效重罚、承担对应损失。
4、重大违法违规：私自外泄涉密公关档案、销毁关键舆情与危机证据、篡改核心台账数据，造成品牌合规风险、舆情次生危机、经济损失、司法纠纷，依法追究相关责任、终身追责。
第十章 附则
1、本制度自发布之日起全域强制执行，飞蚕品牌所有公关台账更新、传播素材归档、舆情资料留存、公关案例沉淀、公关资料管理工作均以此文件为准。
2、本制度为飞蚕品牌公关档案管理最高规范，与品牌公关、舆情、审核、活动、合作制度互为补充，所有公关资料台账场景优先适用本制度。
3、本制度未尽事宜，依据国家档案管理法规、网络合规法规及公司全套合规管理制度执行，解释权归品牌管理部、法务部共同所有，版本更新自动替代旧版。
编制部门：品牌管理部、法务部、市场部、运营部、客服部、商务部
文件版本：V1.0
生效日期：______年____月____日
附件：飞蚕公关台账与资料归档管理合规知悉确认书
本人已完整阅读并充分理解《飞蚕公关台账与资料归档管理制度V1.0》全部条款，全面知悉公关台账更新规则、传播素材归档、舆情资料留存、公关案例沉淀、档案保密管控、违规追责的合规要求与零容忍红线。本人承诺严格遵照制度执行，所有公关相关工作如实登记、及时更新、完整归档、规范留存、严守保密底线，杜绝漏登、虚登、资料缺失、私自外泄等违规行为，保障飞蚕品牌公关资料全程可追溯、可复盘、可复用、可追责。若因个人履职疏漏、私自操作、归档失职、资料外泄造成档案混乱、证据缺失、品牌舆情风险、合规处罚及经济损失，本人自愿承担全部岗位责任及对应追责后果。
知悉人签字：______________
岗位/部门：______________
日期：______年____月____日
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