飞蚕用工法务风控管理制度V1.0
文件版本：V1.0
适用主体：飞蚕各部门、全体在职员工、试用期员工、外派人员、临时用工协作人员
适用范围：公司员工入职、劳动合同管理、日常用工合规、岗位异动、薪酬社保、考勤绩效、离职交接、劳动关系终止、劳动纠纷预防、全流程证据留存与法务风控
制度定位：建立标准化、闭环式、可溯源的劳动用工法务风控体系，规范全流程用工操作，规避劳动合同纠纷、用工违规处罚、离职争议、仲裁诉讼风险，适配公司品牌授权、自营、委托加工全业务场景，与公司合规、合同、知识产权、岗位管理制度全域联动。
执行原则：合法合规、全程留痕、标准统一、风险前置、证据闭环、分层处置、事前预防、事后溯源
第一章 总则
1.1 制定目的
为全面规范飞蚕劳动用工全流程管理，严格遵循《劳动合同法》等相关法律法规，统一劳动合同签订、用工履职、薪酬社保、考勤绩效、岗位调整、离职终止的合规标准，系统性预防劳动争议、仲裁、诉讼及行政监管风险，杜绝违规用工、口头用工、流程缺失、证据空白等问题，保障公司与员工双向合法权益，搭建常态化用工法务风控体系，实现用工管理标准化、合规化、低风险化，特制定本制度。
1.2 核心管控目标
1、全面消除违规用工隐患，杜绝未签合同、超期试用、薪酬违规、社保漏缴、随意辞退等高频风险；
2、实现用工全流程标准化操作，所有用工行为有据可依、有档可查、有证可溯；
3、建立事前预防、事中管控、事后处置的三级风控机制，最大限度降低劳动纠纷发生率；
4、规范离职全流程风控，杜绝离职争议、恶意仲裁、舆情风险、商业信息外泄；
5、固化用工证据留存体系，确保争议发生时可有效举证、合规抗辩、降低赔付风险。
1.3 权责分工
1、行政/人事/风控部：用工风控归口部门，负责制度落地、劳动合同全流程管理、用工合规核查、证据归档、纠纷预防、争议对接、法务处置、台账统筹。
2、各业务部门负责人：本部门用工合规第一责任人，负责日常用工规范、考勤绩效合规、岗位异动初审、员工日常管理、离职风险前置排查。
3、财务部：负责薪酬发放、加班费核算、社保公积金缴纳、经济补偿核算、薪资台账合规管控。
4、全体员工：遵守用工制度、配合合同签订、规范履职、依规办理异动与离职、留存履职记录。
1.4 制度联动机制
本制度与《飞蚕合规经营管理制度》《飞蚕合同全生命周期管理制度》《飞蚕知识产权管理制度》及岗位手册、考勤制度、绩效制度深度联动，统一风险等级、整改闭环、追责标准、归档规范，实现公司经营风控与用工法务风控一体化治理。
第二章 劳动合同全流程管理规范
2.1 合同签订合规要求
1、所有全职入职员工，必须在入职30日内完成书面劳动合同签订，严禁逾期签约、口头用工、事实用工不签约，规避双倍工资赔付风险；
2、统一使用公司标准化劳动合同模板，明确合同期限、试用期、岗位内容、工作地点、薪酬标准、考勤规则、绩效机制、保密义务、竞业限制、解除终止条件等法定必备条款；
3、严禁私自修改合同核心条款、空白合同先签字、事后补填内容，所有合同条款必须清晰完整、双方确认一致；
4、特殊岗位、涉密岗位、核心技术岗位，同步配套签订《保密协议》《竞业限制协议》，作为劳动合同附属文件，具备同等法律效力。
2.2 试用期合规管控
1、严格按照法定标准设定试用期：合同期限3个月以上不满1年，试用期不超过1个月；1年以上不满3年，试用期不超过2个月；3年及以上固定/无固定期限合同，试用期不超过6个月；
2、严禁超期试用、重复试用、单独签订试用期合同、试用期薪酬低于法定标准；
3、试用期考核标准化、书面化，明确考核指标、考核周期、合格标准、不合格依据，杜绝口头判定试用期不合格、随意辞退试用期员工。
2.3 合同存续与变更规范
1、劳动合同存续期间，严格按照合同约定及公司制度执行用工管理，不得随意变更岗位、薪酬、工作地点、工作内容；
2、因业务调整、岗位优化需变更合同核心内容的，必须与员工协商一致，签订《劳动合同变更协议》，书面留痕、双方签字确认；
3、杜绝单方强制调岗、降薪、调整工作地点，规避违法变更用工协议风险。
2.4 合同到期续签与终止
1、建立劳动合同到期预警机制，合同到期前45天完成人员梳理，到期前30天启动续签评估与沟通；
2、确认续签的，到期前完成新合同签订，杜绝合同空档期、事实用工；
3、确认不续签的，提前书面告知员工，依法办理终止手续、核算薪资、完成经济补偿（如需）、结清劳动关系；
4、杜绝合同到期默认续聘、长期无合同存续用工，规避无固定期限劳动合同触发风险。
第三章 日常用工合规风控规范
3.1 入职合规风控
1、入职前完成员工资质核验、从业背景核查、离职证明核验，杜绝双重劳动关系、从业违规风险；
2、员工入职必须完整签署入职资料、制度知晓确认书、岗位承诺书，确保员工已知晓公司全部用工、绩效、考勤、合规制度；
3、如实登记员工信息，建立员工用工档案，一人一档、全程留痕。
3.2 考勤与休假合规
1、统一标准化考勤管理，打卡记录、请假申请、加班审批、调休核销全部线上留痕、书面可查；
2、加班必须实行事前审批制，杜绝无审批私自加班、事后补报加班，加班费核算严格依法执行；
3、事假、病假、婚假、产假、丧假等各类休假严格按照法律法规及公司制度执行，留存审批凭证与佐证材料；
4、杜绝强制加班、无偿加班、违规抵扣休假、随意克扣休假权益。
3.3 薪酬与社保合规
1、薪资结构、发放周期、核算规则公开透明，每月薪资核算、发放、工资条确认全程留痕；
2、严格依法、按时、足额缴纳社保公积金，杜绝漏缴、断缴、代缴不合规、私自减免缴纳；
3、加班费、绩效奖金、提成、年终奖核算有据可依，杜绝随意克扣、无故拖欠薪资；
4、薪资调整、绩效扣减必须有制度依据、书面依据、审批依据，杜绝口头降薪、随意扣分。
3.4 岗位与绩效合规
1、岗位权责、工作标准、考核指标事前明确、公示告知，员工确认知晓；
2、绩效考核全程书面化、数据化，考核结果告知员工、允许复核申诉，杜绝主观随意判定不合格；
3、员工不胜任岗位的，必须完成书面考核取证、专项培训或合理调岗，仍不胜任的方可依法启动解除流程，杜绝直接辞退；
4、严禁以恶意调岗、恶意降薪、恶意施压等方式逼迫员工自动离职，规避违法用工风险。
3.5 日常履职合规红线
1、严禁口头辞退、随意开除、情绪化解除劳动关系；
2、严禁违规罚款、随意追责、超出制度范围处罚员工；
3、严禁泄露员工个人信息、用工档案、薪资数据；
4、严禁违规安排高危作业、违规调派岗位、侵害员工合法劳动权益。
第四章 离职全流程风险管控规范
4.1 离职分类管控
离职分为员工主动离职、协商一致离职、试用期离职、公司单方合法解除、合同到期终止五类，实行分类流程、分层风控、全程闭环管理。
4.2 员工主动离职风控
1、员工试用期离职需提前3日、正式员工需提前30日提交书面离职申请，杜绝口头离职、擅自离岗；
2、收到离职申请后，及时固定书面证据、沟通记录，明确离职日期、工作交接要求、薪资结算节点；
3、严格落实完整岗位交接、资料交接、资产交接、账号权限回收，杜绝工作断层、资料流失、商业信息外泄；
4、离职手续办结后，15日内完成离职证明出具、社保公积金停缴与关系转移，规范归档。
4.3 协商解除离职风控
1、双方协商一致解除劳动关系的，必须签订《协商解除劳动合同协议书》，明确解除时间、薪资结算、经济补偿、后续权责、保密义务、无争议兜底条款；
2、所有补偿金额、支付节点、责任界定全部书面固化，杜绝后续反悔、二次争议；
3、全程留存协商沟通记录、书面协议、付款凭证，形成完整证据闭环。
4.4 公司单方解除风控（合规前置）
1、员工严重违纪、严重失职、徇私舞弊、违反制度、造成公司损失等过失性解除，必须具备明确制度依据、完整事实证据、书面告知记录，无需支付经济补偿；
2、员工不胜任、医疗期满、客观情况重大变化等非过失性解除，必须依法履行提前通知或代通知金、经济补偿、培训调岗前置程序，程序完整、证据齐全；
3、单方解除前完成内部审批、合规核查、法务确认，依法履行告知、送达、工会征询（如需）流程，杜绝程序瑕疵导致违法解除赔付；
4、严禁无依据、无证据、无程序单方解除劳动关系，规避2N赔偿金风险。
4.5 离职后长效风控
1、离职员工全部回收公司资产、工作账号、系统权限、品牌素材、技术资料、涉密文档；
2、涉密、核心岗位离职员工持续跟进保密与竞业履约情况，发现违规外泄、同业竞争立即追责处置；
3、离职台账长期维护，标记高风险离职人员，常态化回访排查争议隐患。
第五章 劳动纠纷预防与应急处置规范
5.1 风险分级标准
P0重大用工风险：违规辞退、恶意调岗降薪、拖欠薪资社保、超期未签合同、违规试用，极易引发仲裁、诉讼、行政处罚、舆情风险。
P1较重用工风险：流程瑕疵、证据缺失、手续不全、交接不规范、制度告知不到位，存在潜在争议隐患。
P2一般用工风险：台账更新滞后、资料归档不及时、日常操作轻微不规范，无实质争议风险。
5.2 常态化纠纷预防机制
1、日常自查：人事部门每日核查签约、考勤、薪资、社保合规性，即时整改微小瑕疵；
2、月度排查：全域梳理用工台账、合同到期、异动记录、离职手续，排查潜在风险点；
3、事前沟通：岗位调整、绩效变动、人员优化、离职沟通全程温和合规、书面留痕，避免情绪化对立；
4、制度宣导：定期开展用工合规宣讲，让员工知晓制度规则、考核标准、权责边界，减少认知争议。
5.3 纠纷前置化解流程
风险隐患发现 → 固定证据 → 合规评估 → 沟通调解 → 整改闭环 → 台账复盘，优先内部和解化解争议，避免升级为仲裁、诉讼。
5.4 仲裁与诉讼应急处置
1、收到仲裁、投诉、诉讼通知第一时间上报，立即整理全套用工证据、流程资料、制度依据；
2、法务牵头梳理抗辩逻辑、固化证据链、制定应诉方案，规范答辩、举证、质证；
3、积极对接调解、庭审流程，最大限度降低赔付损失与品牌影响；
4、案件办结后专项复盘，补齐制度漏洞、流程短板、证据缺口，杜绝同类问题重复发生。
第六章 用工全流程证据留存规范
本章节为用工风控核心底线，所有用工环节必须做到全程留痕、纸质+电子双存档、长期可溯，证据留存期限不少于10年，覆盖仲裁与诉讼时效。
6.1 入职类证据留存
员工简历、身份资质证明、离职证明、入职登记表、制度知晓确认书、岗位承诺书、保密协议、竞业协议、劳动合同原件及扫描件、入职沟通记录。
6.2 日常用工类证据留存
考勤打卡记录、请假审批、加班审批、调休记录、薪资核算表、工资发放凭证、工资条确认记录、社保公积金缴纳明细、岗位通知、制度公示记录、绩效方案、考核报表、绩效告知与复核记录、日常工作沟通记录。
6.3 异动与处置类证据留存
调岗通知、薪资调整审批、岗位变更协议、培训记录、违纪告知书、整改通知书、处罚决定书、书面送达凭证、签收记录。
6.4 离职类证据留存
离职申请书、协商解除协议、解除/终止劳动合同通知书、送达记录、工作交接清单、资产回收台账、薪资结算单、补偿支付凭证、离职证明存根、离职访谈记录。
6.5 证据管理底线要求
1、关键文件必须员工本人签字确认，杜绝单方存档、无确认凭证；
2、所有口头沟通、口头通知必须同步转化为书面、系统、邮件记录固化证据；
3、严禁私自删除、篡改、遗失用工证据，严禁事后补造虚假资料；
4、所有证据分类归档、一人一档、按月备份、永久留存。
第七章 台账归档与常态化复盘机制
7.1 核心用工风控台账清单
1、员工劳动合同总台账（签约日期、期限、到期预警、续签状态）
2、员工入职、异动、调岗、薪资变更台账
3、考勤、加班、休假合规管控台账
4、薪资社保公积金核算缴纳台账
5、员工违纪、考核、整改处置台账
6、员工离职、交接、结算、终止闭环台账
7、用工风险排查、隐患整改、纠纷处置复盘台账
7.2 文档归档规范
所有用工文件、协议、凭证、记录、证据资料实行一人一档、月度归档、年度封存，电子档云端备份、纸质档分类留存，全程可检索、可核查、可溯源。
7.3 常态化复盘机制
1、月度风控复盘：排查签约逾期、社保异常、考勤瑕疵、手续缺失、离职隐患，即时整改闭环；
2、季度专项复盘：梳理高频用工风险、流程漏洞、证据短板，优化操作规范与审核流程；
3、年度全域复盘：迭代制度标准、优化用工风控体系，全面降低年度劳动争议发生率。
第八章 用工违规红线与追责体系
8.1 全员通用用工红线（严禁触碰）
1、严禁入职超期未签劳动合同、事实用工无书面协议；
2、严禁违规约定试用期、超期试用、试用期薪酬违规；
3、严禁拖欠、克扣员工薪资、加班费、提成，违规停缴社保公积金；
4、严禁无依据、无证据、无程序口头辞退、随意解除劳动关系；
5、严禁恶意调岗降薪、逼迫员工离职、违规处罚员工；
6、严禁用工证据缺失、私自销毁资料、隐瞒用工风险与争议隐患。
8.2 三级违规追责标准
1、轻微违规：台账更新滞后、归档不及时、日常操作轻微瑕疵，无争议风险，口头警示、限期整改、记录备案。
2、一般违规：用工流程不规范、手续缺失、证据留存不全、自查疏漏，产生潜在用工隐患，部门通报、绩效扣分、专项整改复盘。
3、严重违规：触碰用工红线、违规用工引发仲裁诉讼、造成公司经济赔付、品牌负面影响、监管处罚，严肃追责、绩效重罚、取消评优、问责整改。
第九章 附则
1、本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《社会保险法》等相关法律法规制定，自发布之日起正式生效，公司原有零散用工管理规则、口头约定全部废止。
2、本制度为公司用工法务风控顶层制度，所有部门用工管理、人员管控、人事操作均以此为唯一执行标准。
3、本制度根据国家法律法规更新、行业监管要求、公司业务发展动态迭代，持续优化风控标准。
4、本制度仅限公司内部执行，文件禁止私自外泄。
编制部门：飞蚕行政风控部、人事部、财务部、各业务部门
版本号：V1.0
生效日期：______年____月____日
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